O eSocial que entra em vigor em 2014 pretende sanar os entraves relacionados as informações da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos contribuintes e também dos empregados domésticos. Com o novo sistema, as empresas deverão gerar e enviar cerca de 200 milhões de arquivos/mês, segundo a Receita Federal.
Ao todo, as empresas terão de passar a fornecer à Receita Federal, por meio do portal (www.esocial.gov.br) até 44 tipos de informações por empregador ou empresa, desde o histórico com informações da admissão até a demissão, inclusive atestados médicos.
O eSocial, de acordo com o Fisco, vai trazer benefícios como o aumento da arrecadação e da produtividade dos órgãos fiscalizadores, facilidade de acesso às informações previdenciárias e trabalhistas e redução das fraudes contra a previdência e o seguro-desemprego.
Apenas no ano passado a Receita Federal, no processo de apuração de informações declaradas nas guias de recolhimentos do FGTS e da Previdência Social, encontrou divergências de aproximadamente R$ 4 bilhões.
O eSocial será mandatório a 100% das companhias no Brasil, independentemente do tipo de tributação ou do tamanho das empresas. Para empregadores domésticos, ainda em caráter opcional, a União já disponibiliza funcionalidade para que registrem os eventos trabalhistas, folha de pagamento e outras informações tributárias e previdenciárias no site do eSocial. Este registro será obrigatório quando houver a regulamentação de todos os direitos dos empregados domésticos previstos na Emenda Constitucional n° 72/2013, o que deve acontecer em breve.
Com relação a pessoas jurídicas (PJ), é um modelo válido e legal no Brasil, desde que respeitada a legislação vigente. Os serviços de pessoas jurídicas são contempladas nos layouts do eSocial, onde são informados os dados da prestadora de serviço, como também as notas emitidas.
Segundo Angela Rachid, gerente de produtos da ADP Brasil, fornecedoras de terceirização de negócios e de gestão do capital humano, o eSocial vai trazer uma nova era para a Folha de Pagamento. “Será mais fácil, mais rápido e mais barato validar e conferir dados em grande escala, e garantir o cumprimento da legislação vigente, algumas estabelecidas desde 1943, com a Consolidação das Leis do Trabalho”, diz.
Além disso, segundo Angela, será muito mais fácil cruzar informações que, hoje, são entregues de forma fragmentada a diferentes órgãos do governo. “Neste sistema, será possível aplicar penalidades em tempo real, sem a necessidade de visita do auditor”, avalia.
Evidente que o eSocial demandará um maior rigor às práticas de cada empresa, exigindo maior atenção aos procedimentos e prazos adotados. Porém, uma vez feitos os ajustes, erros poderão ser reduzidos e ganhos com mais consistência e uniformidade das submissões será percebidos, além da redução dos custos e riscos associados à manutenção da documentação em papel. “Pelo lado dos funcionários, há ganhos com o aumento da transparência e redução da burocracia para acesso a benefícios”, complementa Angela.
Trabalho em conjunto
Angela Rachid também explica que esse programa abrange temas que, em geral, não pertencem a um único departamento dentro das empresas, portanto é importante um trabalho conjunto e multidisciplinar envolvendo, no mínimo, os departamentos de RH, jurídico, fiscal e de tecnologia de informação da empresa.
Para tanto, a preparação dos departamentos envolvidos é essencial. “Até porque, diante dos prazos estabelecidos para o cumprimento das regras, sob pena de multa e autuação se houver erros e atrasos, haverá ônus para as empresas e não conformidade junto aos órgãos envolvidos neste projeto”, alerta Angela.
A gerente de produtos da ADP Brasil listou os passos que uma empresa pode tomar para se preparar para o eSocial. Confira:
- revisar seus processos internos à luz da legislação vigente para garantir que não há nenhum erro, incluindo revisão dos prazos como admissões, rescisões, avisos de férias, recebimento de notas etc.;
- revisar suas verbas, incidências e liminares;
- avaliar soluções que possam automatizar ao máximo seus processos de RH e manter conformidade com o mínimo esforço. Considerações importantes nessa seleção incluem: expertise em conformidade legal; quanto da responsabilidade a empresa quer manter e quanto terceirizar; custos de manutenção de infraestrutura e suporte em adequações futuras – afinal, o Brasil é um dos países mais dinâmicos do mundo em termos de mudanças de legislação.
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