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Após lançar o Sped Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital Fiscal), que padronizou a emissão de documentos fiscais e o processo de prestação de informações aos fiscos, o governo lançou o Sped Social, ou eSocial.

Segundo o Ministério da Fazenda, o objetivo do projeto é racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os empregadores, com o estabelecimento de transmissão única para os diferentes órgãos de governo, usuários da informação. Com a mudança do procedimento, o governo poderá acompanhar em tempo real o fornecimento das informações da folha de pagamento das empresas e o cumprimento das obrigações previdenciárias e trabalhistas.

Ou seja, antes o que o era declarado por meio de obrigações isoladas de diferentes órgãos, como Receita Federal, Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego, Caixa Econômica Federal, entre outros, agora passa a ser unificado. O eSocial muda a dinâmica atual e moderniza a forma como as empresas prestam informações e cumprem as obrigações legais. Haverá um controle maior por parte das empresas e do governo.

No total, mais de 6 milhões de empresas deverão se adequar ao eSocial a partir de janeiro de 2014.

Ao todo são 44 tipos de eventos relativos a cada empregado, divididos em três grupos: eventos iniciais (ex: cargos, funções, horário/turno de trabalho), aleatórios (ex: afastamento, pedido de férias, acidente de trabalho) e mensais (ex: remuneração, abertura e fechamento de folha).

O eSocial é mais do que a escrituração digital da folha de pagamentos, já que é relativa aos empregados celetistas, aos empregadores e também a todo o processo de contratação de serviços no território brasileiro.

Qualquer trabalhador que contribua para o sistema previdenciário estará incluso no novo sistema.

O eSocial será importante para o trabalhador. Todas as informações do contrato de trabalho serão transferidas para o meio digital. Com o eSocial será formado um banco de dados unificados com o histórico da vida profissional do trabalhador, facilitando o acesso e a utilização destas informações no futuro, reforçando a proteção dos direitos previstos na legislação.

O eSocial também será vantajoso para os empregadores, pois haverá uma diminuição de custos e da burocracia das atribuições do departamento de Recursos Humanos, facilitando o dia a dia dos profissionais.

Já para o governo, será possível reduzir o número de fraudes, de sonegação tributária e previdenciária, e o trabalho informal.

Com o novo sistema será o fim de cerca de 80% das obrigações acessórias mensais, eliminando redundância das informações nas diversas declarações que são enviadas hoje em dia.

Seguem abaixo alguns exemplos das mudanças na prática do repasse de informações: 

1. Nas admissões, o registro completo do funcionário deverá ser entregue em até 1 (um) dia antes da admissão. Não serão aceitos registros retroativos;

2. O aviso prévio deve ser informado até o dia que efetivamente começou, seja o aviso prévio do empregador ou do empregado;

3. A rescisão também deve ser entregue em até 1 (um) dia antes do evento, observado o prazo correto do aviso prévio;

4. O Livro de Registro de Empregados será digital e, por conta disso, todos os funcionários devem ter um certificado digital do tipo e-cpf, para que o livro seja assinado digitalmente pelo empregado;

5. Os afastamentos por acidente de trabalho ou doença ocupacional devem ser informados no dia do afastamento, com o nome e CRM do médico, CID e período que o funcionário ficará afastado, de acordo com o Atestado Médico;

6. As férias dos funcionários devem ser informadas 30 (trinta) dias antes de efetivamente começarem;

7. Haverá cobrança de multa para futuras correções, por exemplo, se a empresa não comunicou admissões, demissões e afastamentos dentro do prazo legal e precisar promover acertos;

Por estes motivos, as empresas precisarão passar por uma grande mudança cultural para estarem prontas a esta nova formatação na prestação de informações oficiais e nas declarações relacionadas ao Departamento de Recursos Humanos, pois todas as informações relativas aos empregados deverão ser transmitidas em tempo real, não dando margem alguma a processos fora do prazo legal.

Se não observados os prazos legais, o sistema passará a emitir automaticamente as multas às empresas que descumprirem os prazos estipulados em lei.

Se as empresas não se adequarem ao novo sistema ficarão expostas, pois todas as suas irregularidades terão que ser imediatamente corrigidas, e mais do que nunca precisarão de um bom assessoramento técnico contábil e jurídico a fim de se adequarem às novas regras, para não terem problemas pelo descumprimento da legislação