Muito se tem comentado sobre os benefícios das três frentes do Projeto Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) – ECD (Escrituração Contábil Digital), EFD (Escrituração Fiscal Digital) e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). O Sistema é mais um avanço na informatização da comunicação entre o Fisco, os escritórios contábeis e os contribuintes. Com a modernização do sistema, os órgãos fiscalizadores e reguladores, principalmente as secretarias da Fazenda e a Receita Federal do Brasil, passaram a ter acesso aos detalhes das empresas brasileiras, especificamente quanto às informações contábeis e fiscais dos contribuintes, jamais divulgadas anteriormente. Porém, na opinião do coordenador das empresas do Projeto Piloto do Sped, Paulo Roberto da Silva, o Brasil está avançado nessa tecnologia, mas muito precisa ser feito. Em entrevista ao CRC SP Online, Silva afirma que as empresas precisam, com urgência, conhecer e se adaptar às novas tecnologias, tais como a certificação digital, web services, entre outras.
Quais foram as principais dificuldades das empresas para adequação ao Projeto Sped?
Primeiramente podemos citar que o Projeto Sped mudou radicalmente o modelo de trabalho das empresas, que precisaram alterar as suas rotinas anteriores, que eram divididas por áreas ou setores, para um modelo integrado por processos. Por exemplo: a emissão de uma NF-e envolve os setores de cadastro de materiais, produtos, compras, recebimento físico, fiscal, financeiro, contábil e TI (Tecnologia da Informação) de cada empresa. Cada setor é responsável por uma parte da NF-e e todos devem atuar de forma integrada para otimizar o resultado. Esta alteração de procedimento não é nada simples para muitas empresas.
Há falta de consultores especializados no mercado brasileiro?
Sim, sem dúvida. O tema é bastante novo e a velocidade de massificação do Sped tem gerado falta de consultores nas principais software houses que desenvolvem o sistema e também nas consultorias responsáveis pelas implementações. Além disso, os bancos de dados de diversas empresas também podem não conter todos os dados solicitados pelo Sped Fiscal, fazendo com que estas empresas tenham de melhorar a qualidade de seus sistemas ou programas ERPs (Enterprise Resource Planning ou Sige - Sistemas Integrados de Gestão Empresarial). Este aspecto é altamente impactante nos softwares utilizados atualmente pelos escritórios de Contabilidade, que, muitas vezes, não são integrados. Algumas empresas, indevidamente, também, deixam para a última hora a contratação de consultorias para implantação do Sistema, fato que pode encarecer muito o projeto.
Como está sendo essa quebra de paradigmas para as empresas?
Tem sido muito importante o trabalho conjunto entre o Fisco, o contribuinte e a entidade representativa, modelo este que foi implantado pelo próprio Sped. O resultado deste modelo é melhor em termos de qualidade e também de aceitação do sistema pela comunidade empresarial. Por outro lado, as empresas precisam conhecer e se adaptar a novas tecnologias, tais como a certificação digital, web services, internet e linguagens de programação como XML (Extensible Markup Language – Linguagem de Marcação Extensível) e XBRL (eXtensible Business Reporting Language – Linguagem Universal para a Informação Financeira), que são utilizadas no Sped, inclusive na NF-e.
Os Contabilistas têm ajudado a quebrar todos esses paradigmas?
Os Contadores das empresas precisam também conhecer e se adaptar a essas novas tecnologias. O processo também já está acontecendo nos escritórios de Contabilidade de todo o Brasil. A passagem do sistema anterior, em papel, para o digital está possibilitando às grandes empresas liberarem prédios que anteriormente armazenavam milhões de notas fiscais, bem como livros contábeis e fiscais. O novo Sped possibilita, por exemplo, que a empresa grave o seu livro diário em um DVD, CD ou mesmo em um pen-drive.
Em termos de investimento financeiro, o que as empresas tiveram que fazer?
Não existe um padrão. Existem investimentos desde a casa dos mil reais até a casa de milhões de reais, conforme cada ambiente empresarial. Por exemplo, a Sefaz-SP (Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo) disponibilizou um programa emissor de NF-e gratuito, que as empresas podem utilizar, caso não desejem ou não possam investir em sistemas específicos.
Houve benefícios para as empresas com a mudança para esse Sistema?
Primeiramente, o compartilhamento de informações do Sped entre os Fiscos Federal, Estaduais e, futuramente, Municipais deve reduzir a necessidade de presença física de Auditores Fiscais nas empresas, o que, consequentemente, reduzirá gastos. Além disso, algumas obrigações acessórias já estão sendo reduzidas para as empresas que utilizam o Sped, tais como os arquivos fiscais IN86 e Manad. À medida que o Sped for massificado em nível nacional, espera-se grande redução das demais obrigações acessórias atuais, que são um dos grandes componentes do custo Brasil.
Quais as vantagens para a sociedade?
Inicialmente, está havendo benefícios de redução de custos com a emissão e armazenamento de documentos digitais. A implantação do Sped como um todo e, em particular a NF-e, também reduz a concorrência desleal, favorecendo o empresário honesto.
Quais experiências pelas quais as empresas passaram, durante todo esse processo de adequação, merecem destaque?
Destaco, em especial, a necessidade de as empresas integrarem os seus processos para desenvolverem corretamente o Sped.
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