NF-e e SPED Fiscal podem parecer assuntos já comuns nas rotinas das empresas, mas não podemos ignorar que ainda muitos contribuintes estão ingressando agora na tecnologia digital fiscal, como exemplo os varejistas, que estão obrigados em sua maioria pela cadeia e não por calendários oficiais e sua migração tem sido mais lenta ao sistema. As dúvidas a seguir são comuns a todos que estão iniciando essa fase:
I. Qual certificado digital usar para emissão das NF-e?
O importante é que o certificado digital seja adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira e deve conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.
1- Escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da ICP-Brasil;
2- Solicitar no próprio portal da internet da AC escolhida a emissão de certificado digital de pessoa física (ex: e-CPF) e/ou jurídica (ex: e-CNPJ). Os tipos mais comercializados são:
A1 (validade de um ano – armazenado no computador) ou
A3 (validade de até três anos – armazenado em cartão ou token criptográfico).
A AC também pode informar sobre aplicações, custos, formas de pagamento, equipamentos, documentos necessários, e demais exigências;
3- Depois da solicitação, a AC vai confirmar o pedido, em geral via e-mail, e encaminhará os contatos da Autoridade de Registro (AR) mais próxima do cliente, para que seja agendada uma visita presencial, quando o interessado levará os documentos e será identificado. Quem escolher o certificado tipo A3 poderá receber na própria AR o cartão ou token com o certificado digital.
4- Aguardar uma notificação da AC para baixar o certificado.
II. Caso minha empresa possua vários estabelecimentos que irão emitir NF-e, será necessário adquirir um certificado digital para cada estabelecimento?
Não, a empresa poderá optar por utilizar o certificado digital da matriz para assinar as NF-e emitidas pelas filiais.
III. Para o certificado ICP Brasil, há possibilidade de delegação pelo representante legal da empresa?
Os certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, seguem as definições da Declaração de Práticas de Certificação (DPC) de cada autoridade certificadora e fica limitada por esta DPC.
No caso específico do e-CNPJ, a DPC da AC-SRF exige que o certificado digital seja emitido para a empresa, tendo como responsável uma pessoa física que seja representante legal da empresa, o que dificulta a delegação para terceiros.
Todavia, existem outros certificados digitais do tipo PJ-múltiplo que não têm esta restrição e que podem ser emitidos pela empresa para qualquer pessoa que ela desejar, sendo este o mais indicado para a emissão da NF-e.
IV. Em que etapas da geração da NF-e é necessária a utilização de certificado digital?
O certificado digital no padrão ICP-Brasil será necessário em dois momentos:
a) o primeiro é na assinatura digital do documento eletrônico. O certificado digital deverá conter o mesmo CNPJ do estabelecimento emitente ou de sua matriz;
b) o segundo é na transmissão do documento eletrônico. Qualquer certificado digital no padrão ICP-Brasil, ainda que não esteja ligado à empresa emitente, poderá transmitir o documento eletrônico para a Secretaria da Fazenda e recuperar a resposta com a autorização de uso, rejeição ou denegação da NF-e.
Importante: apenas o certificado digital que efetuou a transmissão do arquivo eletrônico poderá resgatar a resposta de Autorização de uso, rejeição ou denegação.
V. É necessário o envio da chave pública dos certificados digitais para a Secretaria da Fazenda?
Não é necessário enviar a chave pública do certificado digital para a SEFAZ. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital.
VI. Meu certificado digital é do tipo A1. Ao selecioná-lo para instalação, não aparecia o arquivo a ser selecionado. Por quê?
O certificado tipo A1 precisa ser instalado no computador. Não pode ser utilizado diretamente do disquete.
VII. O certificado digital de um estabelecimento situado no Estado de SP é válido para outros Estados ou é preciso que cada estabelecimento tenha um certificado digital próprio?
O certificado digital é válido para toda a empresa, possua ela um ou mais estabelecimentos. Assim, o certificado digital do estabelecimento de SP, seja ele matriz ou filial, pode ser utilizado para os demais estabelecimentos da empresa localizados em outros Estados.
VIII. O certificado digital utilizado para a NF-e também é válido para o SPED Fiscal?
Sim, o certificado digital utilizado para a NF-e pode ser utilizado também no SPED Fiscal.
Porém, em SP, o DEC – Domicílio Fiscal Eletrônico exige o tipo A3
IX. Minha empresa utiliza o software emissor NF-e disponibilizado pela SEFAZ para emissão de NF-e. Há algum problema de o software ser instalado uma única vez em um servidor e em ser acessado por 2 usuários diferentes (filiais) ao mesmo tempo?
O emissor disponibilizado pela SEFAZ não é multi-usuário. Ele não foi desenvolvido para ser utilizado em rede.
X. O e-CPF pode ser usado como certificado digital para a NF-e? E o e-CNPJ?
O certificado digital a ser utilizado deverá ser de pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3. O e-CPF não pode ser utilizado para a NF-e; já o e-CNPJ pode, no entanto não é o mais indicado. O ideal é utilizar e um e-PJ, a ser emitido especificamente para o processo de assinatura de NF-e.
XI. O certificado digital pode ser instalado em mais de um computador ou apenas no utilizado pelo programa emissor das notas?
O certificado digital pode ser instalado em um ou mais computadores, da forma como o contribuinte entender mais conveniente.
Fontes: Portal Nacional da NF-e / PF-e SEFAZ SP / ITI
Mazé, Fatto Consultoria
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