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Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) reduz custos das empresas com obrigações tributárias acessórias e promove a integração fiscal entre a União, Estados e municípios

Um novo conceito para a relação entre o contribuinte e o Fisco, com a simplificação das obrigações acessórias e um controle muito mais efetivo sobre a arrecadação tributária por parte de União, Estados e municípios. Foram propósitos que nortearam, desde o início, o desenvolvimento do Sped – Sistema Público de Escrituração Digital. Construído a várias mãos, pela Receita Federal do Brasil (RFB), secretarias fazendárias estaduais, representantes do setor privado e por uma série de entidades (Associação Brasileira de Secretarias de Finanças das Capitais, Banco Central do Brasil, Departamento Nacional de Registro do Comércio, Superintendência da Zona Franca de Manaus, Superintendência de Seguros e Privados, Federação Brasileira de Bancos, Conselho Federal de Contabilidade, juntas comerciais, etc.), o sistema tem cumprido, na prática, todas as expectativas geradas em torno de sua implantação.  

Baseado inicialmente no tripé Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal Digital (EFD), esse revolucionário ambiente eletrônico vem modernizar a relação entre Estado e os contribuintes pessoas jurídicas, como explica Carlos Sussumu Oda, coordenador-geral da iniciativa na RFB. “A proposta do Sped não é ser um projeto com começo, meio e fim; trata-se de algo que estará em permanente evolução, aprimorando a forma como as empresas interagem com os fiscos federal, estaduais e municipais. É, portanto, um novo paradigma, regulado por premissas de padronização e simplificação de procedimentos”, explica o coordenador.

O funcionamento efetivo do Sped começou em 2006, quando algumas das maiores organizações do país, participantes do projeto-piloto, passaram a emitir a Nota Fiscal Eletrônica nas comercializações com outras pessoas jurídicas.

Os resultados foram mais do que animadores e, em abril deste ano, o Fisco decidiu tornar seu uso obrigatório para os setores de combustíveis líquidos e de cigarros. Até a primeira quinzena de novembro de 2008, o portal da NF-e na internet (www.nfe.fazenda.gov.br) já contabilizava cerca de 44 milhões de notas fiscais autorizadas, abrangendo um montante aproximado de R$ 920 bilhões.

Uma das empresas pioneiras do projeto foi a Gerdau, que emite, mensalmente, 180 mil notas fiscais, sendo que 72% desse volume já eletronicamente. As vantagens do novo modelo são atestadas por Antônio Marques de Almeida, diretor de Serviços Compartilhados da siderúrgica. “Os principais benefícios foram a redução de 4,7 milhões de folhas de papel por ano, o que baixou consideravelmente os custos de impressão e aquisição de papel; diminuição de custos de armazenagem de documentos; eliminação da digitação das notas fiscais na recepção das mercadorias; possibilidade de melhor planejamento da logística de entrega pela recepção antecipada da informação; e também redução de erros de escrituração por digitação incorreta das notas”, detalha.

Ampliação do Modelo

A partir de dezembro, estarão obrigados à emissão de NF-e: frigoríficos; fabricantes de veículos automotores, de cimento, de refrigerantes, de bebidas alcoólicas – inclusive cervejas e chopes –, de aço e de ferro-gusa; além de fabricantes, distribuidores e atacadistas de remédios alopáticos para uso humano.

As exceções dentro desses segmentos são apenas para os fabricantes de aguardente de cana e os de vinho, com receita bruta anual até R$ 360 mil. Em abril de 2009, a obrigatoriedade passa a vigorar para setores como atacadistas de alimentos e bebidas, material de limpeza, solventes, indústria de autopeças, baterias automotivas, vasilhames para bebidas e também de importadores de veículos e de bebidas alcoólicas. “Optamos por estabelecer obrigatoriedade de emissão de NF-e por segmento, visando manter o equilíbrio da concorrência, com todos os interessados sujeitos às mesmas regras. Isso faz parte dos objetivos do Sped, de justiça fiscal, maior rigor na fiscalização, atenção ao contribuinte, redução do custo e transparência”, observa Eduardo Bruno Machado, supervisor de desenvolvimento do Sped na RFB.

Ele destaca que, além dos setores incluídos na obrigatoriedade, várias organizações, de diferentes portes e segmentos, têm aderido espontaneamente à emissão da NF-e. “Todos são unânimes em reconhecer os ganhos obtidos, uma vez que a modalidade atende não só ao interesse do Fisco, como também das próprias empresas. Segundo as empresas participantes, o investimento na adequação de sistemas é amortizado num período muito curto. Por isso, várias aderiram voluntariamente à emissão de NF-e, além daquelas obrigadas”, destaca Machado.

Todas as 27 unidades da Federação já participam do projeto da NF-e, e o documento tem validade em todo o território nacional. 
A expectativa é de que, até o final do ano, o volume mensal de notas fiscais entregues no repositório nacional de dados chegue a dez milhões de unidades. Para os gestores do Sped, um dos fatores que contribuíram para a rápida disseminação da Nota Fiscal Eletrônica foi a disponibilização da Sefaz Virtual. Trata-se de um ambiente tecnológico, no qual é possível executar todas as atividades de recepção, autorização e armazenamento das notas.  Com isso, mesmo aqueles Estados que não contam com infra-estrutura informatizada própria para o Sped puderam aderir ao projeto.

As unidades federativas que optarem por essa ferramenta podem ainda escolher um dos dois ambientes de Sefaz Virtual em funcionamento: um da RFB, hospedado no Serpro, e o segundo instalado no Rio Grande do Sul. Atualmente, sete Estados utilizam a solução da Sefaz Virtual no ambiente do Serpro: Paraná, Ceará, Espírito Santo, Maranhão, Pará, Rio Grande do Norte e Piauí.  
André de Cesero, superintendente de Relacionamento com Clientes – Administração Tributária e Comércio Exterior do Serpro, destaca o papel da empresa como elemento de integração tecnológica de processos envolvendo União, Estados e municípios. “Dentro do Sped, o grande desafio que se apresenta para o Serpro é o de promover esse intercâmbio de processos de negócios entre as esferas de governo. Isso traz, para nós, um modelo de trabalho diferenciado, para o qual estamos plenamente preparados”, frisa o superintendente.

Escriturações Digitais

Os próximos módulos do Sped a serem intensificados na prática são a Escrituração Contábil Digital e a Escrituração Fiscal Digital.

A primeira já está disponível para as empresas interessadas, sendo que, a partir de junho do ano que vem, cerca de 12 mil organizações deverão entregar sua escrituração já no novo modelo, para os fatos contábeis ocorridos em 2008. A regra vale para empresas de grande porte, e que tenham acompanhamento diferenciado por parte da Receita Federal.

Carlos Sussumu Oda explica que serão muitas as vantagens para os empresários e também para o Estado. “Estabelecemos, com o Sped, uma nova forma de autenticação dos livros comerciais. Com a Escrituração Contábil Digital, as empresas não precisarão mais levar esses livros em papel para serem autenticados na Junta Comercial (JC). Hoje, são verdadeiros amontoados de papel. Uma burocracia imensa será eliminada em função dessa nova funcionalidade do Sped. E isso é muito importante para a melhoria do ambiente de negócios no país”, analisa.  Ele lembra que o Brasil tem 27 unidades federativas e também 27 modelos de exigência diferentes, no que se refere à prestação de contas com o fisco. “Cada Estado tem competência tributária para fazer as suas próprias exigências em relação ao contribuinte. Com isso, as empresas que possuem filiais em todo o Brasil são obrigadas a desenvolver um sistema próprio para atender cada uma das secretarias de fazenda. O Sped harmoniza isso, trazendo um único arquivo fiscal com as informações necessárias para todo o país”, acrescenta Sussumu.

Assim como no caso da Nota Fiscal Eletrônica, também a Escrituração Contábil Digital está ganhando adesões de empresas que se antecipam à obrigatoriedade. Apesar de a primeira entrega ser esperada só para junho de 2009, a Receita Federal já recebeu em torno de 50 arquivos no novo formato. Um dos arquivos contém 2,5 Gb de escrituração, o que representa cerca de 30 milhões de lançamentos contábeis.

“No processo tradicional, com livros em papel, seriam centenas de livros, com toda uma logística para imprimir, transportar para a Junta Comercial para registro – o que envolve a conferência física da encadernação e os demais requisitos dos livros fiscais – e, em seguida, carimbar, atestar e devolver à empresa, que guardaria todos os volumes em arquivos físicos, acarretando grandes custos para todos os envolvidos. Pelo novo modelo, a escrituração é enviada eletronicamente para o ambiente nacional do Sped, que seleciona as informações necessárias para o registro e as disponibiliza para a Junta Comercial efetuar o registro. A empresa guarda a documentação em meio eletrônico, mesma forma que será utilizada pelo Fisco quando necessário”, frisa Bruno Machado.
Outro projeto do Sped é a Escrituração Fiscal Digital, que passa a vigorar a partir de janeiro de 2009, quando as empresas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e também do PI (Imposto sobre Produtos Industrializados) estarão obrigadas a usar o novo modelo. Nesse caso, a legislação determina que a entrega seja feita sempre no mês subseqüente à ocorrência do fato gerador.

A expectativa é de que, dentro de três a quatro anos, em torno de 1,5 milhão de empresas devam fazer parte da Escrituração Fiscal Digital. “Para isso, o Serpro está montando uma estrutura que prevê, dentro de oito anos, uma capacidade de armazenamento em torno de 1,5 petabytes. Isso é um volume único no Brasil e, talvez, no mundo”, salienta Divino Lisboa.