Qual o futuro do setor fiscal nas empresas - parte 2

Por Fabio Gomes

O QUE É CERTO NO FUTURO DO SETOR FISCAL?

A mudança!

Ela é a única certeza!!

Neste artigo vamos explorar 3 pontos que contribuirão para nos tornar profissionais bem preparados!

Preparados para o presente e para o futuro!

Preparados para a tecnologia!

Preparados para a inovação!!

Preparados para a solução de problemas e entrega de resultados!

O objetivo é pensar no futuro que se aproxima dos profissionais que atuam no fiscal de empresas de todos os tipos e tamanhos! E também oferecer caminhos!

Este artigo é continuação do primeiro sobre o Futuro do Setor Fiscal nas empresas.

Se você ainda não o leu, recomendo que o faça antes de ler este pois enriquecerá nossa conversa!

Aproveito para agradecer aos colegas do Portal, ao pessoal que acompanha o último post, pois a discussão foi muita rica e os pontos de vista muito bem colocados.

Então, se o futuro chega logo, vamos nos preparar!

Com isso, gostaria de explorar 3 tópicos e deles tirar algumas ideias e lições pra gente!

1. LIÇÕES DA ENGENHARIA.

Um grande amigo, que é contador e auditor, participou de uma pós de auditoria e controladoria com profissionais de outras áreas. E ele me contou que havia na turma uma dupla de engenheiros que terminava os exercícios antes de todos e geralmente apresentava novas maneiras de resolver os problemas.

O professor ficava um pouco confuso pois eles chegavam às respostas por outros caminhos, mas o resultado estava certo.

O meu amigo até comentou: “Se deixar os engenheiros estão em todas as áreas!”

E é verdade!!

E eu complementaria: “Às vezes, fazendo um trabalho melhor que o profissional da área!”

Já ouvi isso de professores, de biólogos, de advogados, administradores… enfim a lista é longa!!

Mas, o que diferenciam esses profissionais dos demais?

Melhor, o que eles fazem de diferente que nós da área fiscal poderíamos aprender também?

A. Uma postura voltada para solução de problemas.

Em primeiro lugar, pela formação matemática, o engenheiro tem uma mente voltada e treinada para resolução de problemas.

Inclusive, alguns atribuem boa parte da vitória dos aliados na 2a guerra aos engenheiros. Você pode conhecer melhor a história em Engenheiros da Vitória - Os responsáveis pela reviravolta na Segunda Guerra Mundial, de Paul Kennedy, editora Companhia das Letras (2014).

Sendo assim, diante de um desafio ou oportunidade, um engenheiro procurará a solução do tal problema. Nisso já há uma grande diferença pois a maioria de nós, muitas vezes, ao se deparar com um novo desafio ou recua ou procrastina!

Isso é tão importante e tão comum que um dos livros mais vendidos do Roberto Shinyashiki é Problemas? Oba!, da editora Gente. Além de uma leitura inspirativa, ele oferece um método para… resolver problemas!

B. Uma postura voltada para métodos e técnicas.

Uma segunda lição marcante é que para resolver problemas, os engenheiros usam metodologias. Isso significa que há maneiras de se chegar há uma saída, há caminhos a serem tomados. Esses caminhos são os métodos. Ainda que alguns possam discordar de mim, vou elencar 3 métodos de resolução de problemas que a meu ver deveriam ser de conhecimento da maioria dos profissionais atuantes no fiscal:

Problema: Como gerenciar o projeto do eSocial mais rápido e melhor.

Método: Gestão de Projetos Ágeis—Scrum.

Problema: Como melhorar a rotina de entrega do SPED Fiscal na minha empresa.

Método: Ciclo PDCA.

Problema: Como otimizar os processos de manifesto do destinatário.

Método: Modelagem e desenho de processos.

Minha pergunta pra você, profissional do setor fiscal, é: você domina algum método de resolução de problemas, de melhoria?

Você acha que se dominasse o uso de algum desses métodos, sua qualidade profissional melhoraria?

C. Uma postura voltada para o uso de ferramentas.

Por fim, a terceira lição é a relação com as ferramentas. Os engenheiros usam, criam e aprimoram as ferramentas de trabalho.

Isso significa que eles estarão sempre procurando o melhor instrumento (aplicativo, sistema, máquina etc) para junto com o método resolver o problema.

Um bom engenheiro vive pensando na criação de ferramentas.

E você já criou alguma ferramenta para melhorar seu trabalho na área fiscal? Um tipo diferente de relatório no excel? Ou solicitou ao pessoal do ERP um novo botão para otimizar um processo?

Ou você só tem um martelo para resolver tudo que aparece diante do setor fiscal?

Vamos voltar aos exemplos do ponto B e incluir ferramentas:

Problema: Como gerenciar o projeto do eSocial mais rápido e melhor.

Método: Gestão de Projetos Ágeis – Scrum.

Ferramenta: Trello. (https://trello.com)

Problema: Como melhorar a rotina de entrega do SPED Fiscal na minha empresa.

Método: Ciclo PDCA.

Ferramenta: Relatório A3.(https://www.lean.org.br/artigos/90/relatorio-a3-ferramenta-para-mel...)

Problema: Como otimizar os processos de manifesto do destinatário.

Método: Modelagem e desenho de processos.

Ferramenta: Heflo. (https://www.heflo.com/pt-br/)

2. PENSAR DENTRO OU FORA DA CAIXA, EIS A QUESTÃO.

Essa expressão se tornou clichê – pensar fora da caixa.

Todo mundo já deve ter ouvido isso, principalmente, em reuniões sobre vendas e marketing.

Mas, e na área fiscal? É comum pensar fora da caixa?

Melhor, é comum pensar dentro da caixa?

E o que seria pensar dentro da caixa?

Bom, aqui vale a história é do empreendedor Thiago Oliveira que foi de office boy de escritório de contabilidade a megaempresário do setor de transporte de documentação.

Conheça mais aqui: http://www.youtube.com/watch?v=iEFHJDMeoJM

Em resumo, a ideia e o sucesso deste grande empreendedor foi descobrir os tesouros de melhoria e oportunidades dentro da área de transporte. Nesse setor já se transportava documentos, só que junto com mercadorias e insumos diversos.

Então, quando se perdia uma carga, se perdia também documentos valiosos!

Por que não pensar em criar um processo único para o transporte de documentos?

Foi o que ele fez e mudou o setor.

Então, pensar dentro da caixa é encontrar as oportunidades dentro do que você já faz: o que hoje é um problema ou uma dor na sua operação e poderia ser melhorado? Ou até mesmo feito separadamente?

Por exemplo 1: você perde tempo ainda pedindo o xml aos seus fornecedores? Será que seu ERP não possui uma solução para importar automaticamente?

Por exemplo 2: as notas ainda ficam perdidas nos setores que são responsáveis pelo lançamento no sistema? Isso todo mês faz com você entregue a obrigação acessória em cima do prazo? E se você tivesse um setor único para “dar entrada” no documento? Em outras palavras, se o setor fiscal fosse a “primeira perna” na estrutura da gestão da informação?

Pensando no futuro do setor fiscal, podemos e devemos olhar para dentro de nossas empresas, ramos de atuação, cadeias de fornecedores, enfim, procurar por gargalos pois muito em breve alguém vai aparecer com alguma novidade que afetará nosso trabalho.

3. INOVAÇÃO DISRUPTIVA X INCREMENTAL.

Para exemplificar esse 3o ponto, vou contar uma história com relação a aquisição de sistemas de contabilidade.

Até meados de 2017, usávamos um bom sistema do mercado, porém ele funcionava instalado localmente. Ou seja, para trabalhar no sistema, o usuário teria que estar no escritório, conectado ao servidor.

E aqui nasce um problema pois alguns dos usuários viajam em projetos e consultorias. Então como trabalhar no sistema?

Depois de várias tentativas junto ao fornecedor, resolvemos migrar para um outro que tem uma versão de uso via web, ou seja, só precisamos do computador e acesso à internet para trabalhar.

Então, que tipo de inovação seria essa frente ao outro provedor de serviços: uma inovação incremental pois ele continuava com as funcionalidades porém acrescidas de uma melhoria: trabalhar de qualquer lugar.

Inovação incremental = melhorias no que já existe.

Mas, com relação a essa aquisição, no dia da apresentação, perguntamos sobre a importação de dados do cliente via planilha em excel para a contabilidade. Eles nos garantiram a funcionalidade pois para nossa equipe isso é fundamental.

Então, compramos, fomos treinados, mas não conseguimos usar a importação.

Nesse ínterim, conhecemos uma ferramenta totalmente voltada para importação de dados com objetivo de contabilizar o financeiro do cliente.

A ferramenta bem simples de usar com uma equipe totalmente focada em te ajudar a usá-la.

Mas, o mais impressionante e assustador é que a maioria dos sistemas contábeis fazem importação, mas porque tão poucos escritórios ou profissionais a utilizam?

Porque os grandes provedores de serviço não enxergam isso com algo tão importante, logo o foco no treinamento e no uso do sistema passa longe da importação.

No entanto, o criador da ferramenta de importação, entendeu que essa era uma dor do mercado e que a importação traria um ganho absurdo na produtividade do escritório.

Basta dizer que com a ferramenta de importação, um escritório contábil migra da contabilidade manual para a digital.

E indo mais longe, ao fazer importação, um analista pode usar seus conhecimentos para realmente “analisar” os lançamentos em vez de digitar o movimento.

Então, olha o que aconteceu: melhoramos o processo, otimizamos a produtividade, podemos fazer mais rápido e melhor, elevamos o nível do profissional que em vez de lançar vai poder examinar minuciosamente o movimento do cliente gerando um serviço de melhor qualidade.

Então, aqui entra o conceito de inovação disruptiva: é a criação de novos nichos e mercados, entrando em fatias deixadas de lado, criando algo simples e mais barato que atende ao consumidor e ao usuário.

No caso em questão, os fornecedores de sistema tem deixado de lado a importação de dados. Vem outro e faz disso um mercado.

Então, o que a inovação disruptiva faz: ela quebra paradigmas.

Veja só: a contabilidade, como o fiscal até bem pouco tempo, era feita na mão. Porém, com a escrituração fiscal eletrônica, um escritório contábil que possua clientes que emitam milhares de notas mensais não tem como fazer a escrituração fiscal na mão. Nesse ponto, a importação do xml é um processo factível e altamente necessário.

Da mesma forma, no contábil, o “movimento” pode e deve ser importado do cliente, do seu ERP para que o escritório proceda a correta contabilização.

No setor fiscal, esses tipos de inovação vem ocorrendo há algum tempo.

Veja com a criação da nota fiscal eletrônica (nfe) , houve uma disrupção no antigo modelo de trabalhar.

E isso abriu espaço para os SPEDs, outra disrupção.

Você consegue enxergar essa transformação?

Porém, nessa história quero deixar um bônus:

Não satisfeito por saber que nosso novo sistema comprado para o escritório tem a função de importação e por estarmos gastando dinheiro numa ferramenta que poderia ser desnecessária(o importador, separei uma manhã de trabalho há algumas semanas para aprender a fazer essa importação.

Então, aprendi que:

    • o arquivo deveria ser 5 colunas específicas;

 

    • o formato não era txt, mas csv;

 

  • que o delimitador de colunas não ponto e vírgula, mas vírgula.

E no final daquela manhã, consegui fazer minha primeira importação direta para o sistema.

E como subproduto cresci um pouco mais na minha relação com tecnologia, entendimento de processos, solução de problemas, uso de ferramentas, pensar dentro da caixa… me sinto um pouco mais preparado!

E aqui fica também mais uma lição para os produtos de soluções: descobrir qual o trabalho que deve ser feito ou para que o sistema está sendo comprado!

Conclusão.

Ao final deste 2o artigo, posso resumir os principais pontos da seguinte forma:

    • Ao se preparar para o futuro na área fiscal, uma postura que olhe para os problemas e seja desafiado por eles vai buscar novos caminhos e novas ferramentas para resolvê-los.

    • Antes de pensar fora da caixa, olhe para dentro dela e vejo o que dá para melhorar ou qual é a dor reticente.

 

  • Incremente novas melhorias, mas encontre novos mercados e nichos. Quebre paradigmas. Se sempre se fez assim até hoje, amanhã poderá ser tudo totalmente diferente!

 Perguntas e exercícios para reflexão e ação:

1. Faça uma pequena lista com 3 maiores problemas que o setor fiscal da sua empresa enfrenta no momento:

2. Agora, para cada um problema, pense de 5 a 10 maneiras diferentes de resolver (se estiver difícil encontrar 10, diminua a quantidade).

3. Você tem algum método e ferramenta para resolver esses problemas? Se sim, faça uma lista com eles.

4. Pegue uma rotina bem trabalhosa do setor fiscal e liste os procedimentos usados na mesma. Tem como haver uma melhoria? Poderia se eliminar uma etapa sem prejuízo da rotina? São 8 etapas e tem como reduzir para 5?

5. Imagina que o setor fiscal da sua empresa é como um carro e você agora vai listar como seria o modelo ideal: que recursos você incluiria? Que novas melhorias? O que retiraria pois é desnecessário?

6. Agora, pegue a lista anterior e vá trocar uma ideia com alguém de outro setor: financeiro, TI, compras, digitação, estoque etc. Veja o feedback, melhore sua ideia.

7. Por fim, se a melhoria for na ferramenta, converse com o provedor da mesma. Se a melhoria for nos processos internos, converse com a equipe, com a liderança e veja se dá para mudar algo.

8. Por último, compartilha com a gente se você teve algum insight legal para te preparar para o futuro fazendo com ele ocorra mais cedo.

P.S: Em breve, soltaremos mais um artigo desta série. Por isso, aguardo seus comentários, feedback, sua participação!

Forte abraço!

http://www.contabeis.com.br/artigos/4494/qual-o-futuro-do-setor-fis...

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Comentário de José Adriano em 20 fevereiro 2018 às 23:20

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