SPED Contábil: lições aprendidas

By Roberto Dias Duarte | julho 1, 2009 Primeiro de julho de 2009, uma quarta-feira com cara de Cinzas. Enquanto muitos curtem a ressaca da comemoração, outros tentam “renascer das cinzas” e partem para o plano “B”. Mesmo considerando o saldo final positivo para a maioria, procurei analisar o que fez a diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto de adequação ao SPED. Resumidamente, os principais problemas enfrentados pelas empresas para cumprir o prazo foram: 1. Uso de certificados digitais. Em agosto de 2001, a Medida Provisória 2.200, conferiu validade jurídica a documentos eletrônicos assinados com certificados digitais. Até agora, poucas são as empresas que utilizam esse recurso tecnológico e jurídico como ferramenta para ganho de competitividade. Muitas empresas erraram na compra do certificado adequado e tiveram problemas no uso da “novidade”. Essa mudança de paradigmas é um desafio, afinal são milhares de anos de convívio com o papel e menos de uma década de documentos digitais com validade jurídica. 2. Falhas na transmissão de arquivos. Configurações de proteção às redes empresariais, em alguns casos, atrapalharam a transmissão dos arquivos da ECD. A maioria resolveu em tempo hábil, mas não “sem stress”. 3. Erros de validação dos arquivos. Além de alguns problemas de sistemas que geraram pela primeira vez os arquivos, tivemos também usuários que parametrizaram e configuraram o software pela primeira vez. Ou seja, uma combinação de alto risco, mas que foi superada pela maioria. 4. Registro de livros em Juntas Comerciais. Este foi um grande problema. Muitas Juntas Comerciais estavam (e ainda estão) perdidas. O problema só não tomou maiores proporções porque as empresas podem registrar livros em papel nas Juntas, e enviar os arquivos digitais para a RFB, desde que respeitem as normas do DNRC (IN107). 5. Um ponto que não comentei em outros artigos, mas que mostrou-se relevante nos últimos dias, está relacionado com a contabilidade. Há uma quantidade significativa de questionamentos sobre conceitos e práticas contábeis demonstrando um desconhecimento preocupante sobre tais aspectos. Na prática, poucos deixaram de transmitir a ECD por esse motivo. Mas acredito que, para esses casos, o pior está por vir. Será que todos livros contábeis digitais autenticados suportarão uma auditoria, agora eletrônica? E o que faltou? Quais foram as causas? Alguns afirmam que o tempo foi curto. Será? A Instrução Normativa 787, que formalizou o SPED Contábil foi publicada em novembro de 2007. Na minha percepção, o que faltou foi: I. Consciência da multidisciplinariedade. O SPED é um tema multidisciplinar que envolve aspectos contábeis, fiscais, jurídicos, tecnológicos e, sobretudo, empresariais. Empresas que “delegaram” o projeto para uma única área, seja Tecnologia ou Contabilidade, tiveram mais dificuldades para resolver os problemas. II. Capacitação. Poucos perceberam que é preciso encarar de frente a Era do Conhecimento. Foi-se o tempo em que “ter” tecnologia fazia a diferença. Hoje em dia, é o uso dos recursos tecnológicos que agrega competitividade aos negócios. Não basta comprar software, certificado digital, equipamentos. Em uma pesquisa que estou realizando sobre profissionais da área contábil que estão envolvidos com o SPED, os resultados parciais apontam que quase 70% realizaram menos de 8 horas de treinamentos sobre o assunto. Para um tema tão complexo e abrangente, essa carga horária é absolutamente insuficiente. III. Gestão. O que está ocorrendo com o SPED é algo similar ao que ocorreu com a internet. No começo era assunto restrito aos técnicos. Hoje é fator crítico de sucesso para diversos negócios e, portanto, pauta das reuniões da alta gestão das empresas. Quem compreendeu que a a questão é empresarial, baseada em custos, benefícios e riscos, contabilizou o projeto do SPED como investimento. Obteve retorno. Quem delegou a responsabilidade para um único departamento, ou consultoria, comprometeu sua competitividade. E na sua empresa? O SPED é investimento ou despesa? http://www.robertodiasduarte.com.br/?p=1128

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