Neste espaço apresentaremos periodicamente um conjunto de 7 Dicas para o Escritório Contábil com a intenção de contribuir na preparação dos profissionais para o atendimento às exigências do SPED. Estas dicas foram extraídas do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL de autoria do professor Antonio Sérgio de Oliveira.
DICA 6 – REAVALIAR PROCESSOS – O ESCRITÓRIO DENTRO DO CLIENTE
Nas dicas anteriores descobrimos O QUE precisa ser feito. Neste momento vamos definir COMO cumpriremos as tarefas. É hora de reavaliar processos. Por processos podemos entender que é o desenho de como os trabalhos são realizados, o caminho que os documentos percorrem desde a sua emissão até o cumprimento da última obrigação acessória.
Atualmente o modelo adotado em grande parte dos escritórios é aquele em que um visitador passa nos clientes periodicamente para recolher as notas fiscais de compra e venda. Com essas notas são feitos os livros de Entradas, Saídas, Apuração de ICMS, Apuração de IPI, GIA, GARE, SINTEGRA. As notas servem de alimento para o cumprimento de todas esta obrigações. No sped é diferente pelo fato de que serão necessárias várias informações que não estarão nas notas fiscais, por exemplo dados da guia de recolhimento em alguns casos específicos, código do município numa entrega em local diverso, detalhes de uma venda/compra a prazo, número de processo judicial, etc.
Percebam que o conceito muda drasticamente ao estabelecer que o alimentador das obrigações fiscais não será mais apenas a nota fiscal. Tanto os escritórios como seus clientes estão acostumados a este modelo que sempre funcionou desta forma baseando as obrigações apenas nas notas de entrada e saídas.
E agora que estamos migrando para um modelo que dependerá não apenas das notas mas também de outras informações complementares ?
Todos nós teremos que nos REEDUCAR.
Armazenamento dos arquivos XML (NF-e), controle de estoque, acompanhamento do inventário físico, detalhamento das operações realizadas no dia-a-dia, treinamento permanente.
Vislumbro que chegaremos ao momento em que o escritório tenha que se fazer presente dentro do cliente, ter um ou mais funcionários trabalhando dentro do cliente visando conhecer melhor a rotina, a atividade, as dificuldades e demais aspectos da empresa, fazendo assim a ponte com o escritório. Alguns poucos escritórios já se deram conta desta necessidade e já estão trabalhando neste formato. A idéia é que os arquivos sejam gerados no ambiente da empresa e depois validados no escritório.
No capítulo 4 deste livro veremos mais detalhes acerca desta mudança nos processos.
(texto extraído do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL em www.portaldosped.com.br)
Por Antônio Sérgio de Oliveira
http://www.robertodiasduarte.com.br/sped-as-7-dicas-para-o-escritorio-contabil-parte-6/
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