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As empresas começam a perceber que têm um novo desafio a ser administrado: o processo de geração, catalogação, armazenamento e recuperação de informações fiscais em formato digital, comumente chamado de ativos digitais, das diversas obrigações a serem cumpridas, como é o caso do SPED Fiscal e Contábil, da Nota Fiscal Eletrônica (NFe-e) e, mais recentemente, do SPED PIS/Cofins.

Os ativos digitais são arquivos magnéticos assinados digitalmente e são de grande valor para as empresas. Porém, a geração dessas informações, por si só, representa um processo trabalhoso a ser efetuado em meio ao excesso das rotinas fiscais e exigências de conformidade à legislação.

Uma vez que esses arquivos têm validade legal, suas informações são de extrema relevância frente ao Fisco, que utiliza esses dados para conferência e análise da situação fiscal da empresa. Portanto, as formas de armazenamento, catalogação e recuperação das informações são outros pontos de atenção das companhias.

A popularização do co

Com o advento do SPED, em 2008, as empresas brasileiras passaram a novos patamares de exigência de tecnologia e níveis de serviço em suas obrigações junto ao Fisco.

A informação disponibilizada em formato eletrônico e assinada digitalmente ganhou força e, hoje, consolida-se em um movimento sem volta, tanto para o Fisco, quanto para as empresas. É o que chamamos de "Ativos Digitais", a exemplo, os arquivos em formato XML das Notas Fiscais Eletrônicas e os arquivos de registros do SPED Fiscal, Contábil e PIS/COFINS.

Na mesma proporção em que o volume de informações disponibilizadas aumenta, a preocupação com a garantia do arquivamento, recuperação e controle das mesmas também cresce dentro das empresas. É preciso ter a certeza de que, em uma eventual fiscalização, a empresa terá acesso aos dados da Nota Fiscal Eletrônica rapidamente. Nesse cenário, os Ativos Digitais podem tornar-se verdadeiros Passivos Digitais, acarretando em risco e prejuízo às companhias.

Para resolver essa preocupaç