É impossível mensurar as perdas de receita que as empresas têm por conta de cadastros de clientes, mercadorias e fornecedores desatualizados e pessimamente geridos, mas certamente milhões de reais vão pelo ralo todos os anos no Brasil. O alerta do diretor de franquias da Prosoft Tecnologia, Iron Garrido.
A ineficiência em manter um banco de dados desta natureza passa por diversos aspectos. Além da própria falta de experiência dos empresários em lidar com cadastros, os profissionais responsáveis por mantê-los atualizados e limpos também não obtêm êxito, seja pelo desconhecimento sobre o tema, o software em questão ou mesmo por desinteresse.
“Com a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o crescimento no ritmo das informações trocadas entre as empresas e o Fisco, ter bancos de dados atualizados e saneados cotidianamente, apesar de representar custos, é essencial para a sobrevivência da companhia, visto que atende às demandas das áreas fiscal, tributária e contábil”, argumenta.
O especialista afirma que ficou para trás o tempo em que o empresário achava importante apenas controlar os processos decorrentes do setor financeiro, como idas ao banco, contas a pagar e a receber, vendas, compras, estoque, emissão de cupons fiscais e notas.
“Com o projeto SPED, o empresário precisa ter muito cuidado com as informações geradas em seus sistemas, e depende do contador para auxiliá-lo e orientá-lo em seu negócio. Afinal, empresas desorganizadas precisarão passar por um processo de reestruturação urgente, se ainda pensam em garantir sua continuidade”, prevê o executivo da Prosoft Tecnologia.
Garrido aponta os erros mais comuns na gestão de cadastro, como a inserção múltipla de um mesmo produto no sistema, invariavelmente com descrições completamente diferentes. E, mais grave, acabam até cadastrando itens com substituição tributária como se fossem tributados ou isentos.
“O saneamento de cadastros não é uma tarefa tão simples quanto pode parecer. A experiência mostra que as empresas acabam subestimando a importância do assunto e, na maioria das vezes, não têm a visão clara da abrangência do trabalho a ser efetuado”, ressalta Garrido, reforçando que alguns Estados e municípios já estão impedindo em tempo real a venda de produtos e serviços para empresas com pendências.
Para o diretor da Prosoft Tecnologia, este é um trabalho recorrente a ser realizado no âmbito empresarial. Muitos contadores, por exemplo, já estão usando softwares que realizam análises das informações, inovação que os auxiliam a mostrar para seus clientes erros nas informações geradas. “O mais importante é a consciência do empresário de que estes ajustes devem ser feitos o quanto antes”, salienta.
Prosoft Tecnologia
A Prosoft provê soluções completas de gestão empresarial baseadas em recursos de TI, processos e tratamento da legislação fiscal, trabalhista e tributária, para empresas contábeis e seus clientes, com presença em todo o território nacional, oferecendo segurança e resultados por meio de recursos avançados, ética e respeito às pessoas e empresas. Atualmente com uma carteira composta por mais de 30 mil clientes, a companhia tem cerca de 150 mil usuários e recebe o apoio de uma rede de mais de 60 franquias estrategicamente nas maiores cidades brasileiras.
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