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Cadastro de materiais, uma grande arma competitiva, porém, muitas vezes ignorada

Alguns momentos da minha vida profissional acabaram levando-me por caminhos, aos quais aprendi que aquilo que aparentemente eu achava certo, na verdade estava quase que em sua totalidade errado. Sim, é isto mesmo, em nosso dia a dia, acabamos não percebendo o quanto somos repetitivos, e focamos mais no "sempre foi assim", do que no "podemos fazer diferente".

Mas foi com o segundo ponto que sempre procurei me identificar, e foi através dele que percebi um erro comum, que passava despercebido tanto para mim, como pelas empresas as quais já prestei serviço. E partindo deste pressuposto de fazer a diferença é que percebi o quanto as coisas poderiam ser aprimoradas, e algo que a meu ver parecia ser simples como o cadastro de materiais, acabou-se revelando algo extremamente complexo.

Sendo assim, comecei a refletir sobre esta questão tão importante e tomando como base as empresas as quais trabalhei, as quais em sua maioria os cadastros não seguiam um padrão, algumas vezes causados pela má orientação por parte da empresa que fornecia o sistema de informação e a outra por parte do próprio usuário, ao qual não seguia as devidas orientações, agindo conforme as suas convicções, resolvi escrever sobre os pontos que considero ser importantes para um melhor desempenho no cadastro de materiais e produtos.

Um ponto importante e que muitas vezes acaba não sendo observado ao iniciar o cadastramento de materiais é exemplificado abaixo, onde os itens não seguem uma padronização:

Usado                                        Sugerido

Azul BB                                         AZUL BÊBE

Rib                                                RIBANA

Mm                                               MEIA MALHA

Conforme pode-se observar, os itens da esquerda, representavam a situação, onde os cadastros não seguiam uma conformidade, os itens se encontravam em alguns casos com ou sem acento, em outros com a descrição numérica do fornecedor, além das abreviações de palavras.

Neste caso em especifico, por tratar-se de uma empresa de confecção, no item de cadastro de cores, a empresa tinha cerca de 380 cadastros, onde alocava informações dos fornecedores, entre outras coisas, após, a analise do sistema, e a implementação da meta de melhoria, que objetiva a padronização interna das cores, reduziu-se para 75 cores.

Destaco também, a própria especificação numérica que não seguia uma padronização, gerando erros posteriores e transtornos no processo produtivo, inclusive com compras desnecessárias, ou pior, a falta de cadastramento de determinado item ou erro na digitação gerava a falta ou excesso do insumo, que posteriormente só era identificado na produção da peça, sendo que, os prazos ficavam completamente comprometidos, ou seja, o cliente é quem acabava sofrendo diretamente.

Para o exemplo apresentado na figura acima, a empresa em comum acordo com os seus usuários, optou por utilizar os cadastros descritos de maneira uniforme sem abreviaturas e acentos, para facilitar a digitação e visualização no sistema.

Outro ponto relevante é que as classificações fiscais também, não eram alimentadas de forma correta, não se tinha comprometimento em colocar as informações pertinentes a esta classe, como por exemplo, o lote de produção, IPI, COFINS, SPED, enfim, itens importantíssimos que não eram dadas as devidas considerações.

Ainda tínhamos erros como o cadastro da nomenclatura SI, que também não seguia uma padronização, conforme pode-se observar a seguir:

Nomenclatura             Certo         Errado

Metro                             m                 MT

Quilograma                     kg                KG

Obviamente, que a analise envolveu mais de 10.000 itens cadastrados, além, do recadastramento da nova coleção, que na época estava acontecendo, por fim, estes exemplos apenas nos mostram o quanto uma estrutura de cadastros padronizada é importante para as empresas.

Destaco também, que antes da implementação das melhorias, o departamento de engenharia que era o responsável pelo cadastramento dos materiais, na coleção anterior apresentou cerca de 287 erros de cadastros, gerando diversas compras erradas e falta de insumos, depois da melhoria dos processos e a manualização que também acabou sendo adotada, os erros reduziram para 32, ou seja, uma melhora de 90%.

Por fim, espero que com este artigo os profissionais tanto das empresas que fornecem sistemas de informação, como os usuários destes, tenham a percepção do quanto é importante realizar o cadastramento de materiais de forma correta e que bom senso e orientação são princípios básicos para alcançar resultados positivos.