Por Cátia Silva
Precisa estar claro ao empresariado que não faltaram recursos, e muito menos competência das Autoridades Fiscais na elaboração de toda a sistemática que envolve esses arquivos. Trata-se de uma verdadeira engenharia com estrutura para crescimento abrangente e bem organizado.
Apesar dos vários anos de estrada, o assunto SPED ainda é bastante desconhecido para a maioria das empresas. Segundo pesquisas, mais de 90% das obrigadas a sua geração, resolvem desbravar o território sozinhas, muitas vezes, visando não aumentar os custos. Porém, é preciso antes de qualquer coisa, ter algum conhecimento do cenário, para que no mínimo essa seja uma decisão consciente, do ponto de vista do risco e de oportunidades.
Precisa estar claro ao empresariado que não faltaram recursos, e muito menos competência das Autoridades Fiscais na elaboração de toda a sistemática que envolve esses arquivos. Trata-se de uma verdadeira engenharia com estrutura para crescimento abrangente e bem organizado.
O resultado desse trabalho é um arquivo eletrônico pouco ou nada legível a olho nu, mesmo para profissionais especializados na área tributária, ou seja, o que de fato fica perceptível é uma “sopa de letras, números e caracteres especiais”, porém com um verdadeiro Manah de informações vitais para o sossego ou pesadelo do informante.
Os especialistas bradam em coro, que é preciso tratar o assunto com o merecido cuidado e dedicação, pois, dentro de pouco tempo, essa será inclusive uma diferença competitiva entre as empresas.
Diante desse cenário surge a necessidade de buscar ajuda de uma consultoria realmente especializada. É muito importante entender que se a escolha for assertiva é o tipo de contratação que ao invés de aumentar, pode trazer uma considerável redução dos custos, otimizando mão-de-obra, e possibilitando ao gestor visibilidade imediata para a tomada de decisão e apoio na priorização dos recursos e demandas.
Trata-se da verdadeira possibilidade de se transformar o “limão numa bela limonada”, ou seja, aquela situação aparentemente negativa e repleta de custos, se bem trabalhada, pode se transformar em lucro.
A partir da decisão de se buscar ajuda, é preciso ter critério nessa escolha. Segue logo abaixo algumas dicas indispensáveis para se chegar a um bom resultado:
1) Não dispense a utilização de um software no processo, como já dito anteriormente os arquivos são pouco legíveis o que tornaria o trabalho manual muito lento, não abrangente e extremamente suscetível a falhas.
2) Busque qualidade ao invés de preço, caso a consultoria seja realmente competente ela saberá mostrar que o resultado paga o investimento, inclusive apontando riscos e oportunidades financeiramente quantificadas.
3) Priorize ofertas com visões panorâmicas claras, que demonstrem de imediato a situação do conteúdo do seu arquivo, veja, por exemplo, se aquilo que está sendo apresentado consegue descortinar a informação.
4) Repare sempre se o resultado está também focado em suportar a Gestão da informação, caia fora, de situações onde você tenha que fazer levantamentos e mais levantamentos para começar a ter alguma noção prévia do que está ocorrendo.
Dessa forma o contribuinte adquire um verdadeiro aliado não somente para questões tributárias, mas também se aproveita daquilo que o Governo elaborou para fazer a gestão do próprio negócio.
Essa é uma excelente oportunidade pra se fomentar a administração da própria empresa. Fazendo bom uso da informação é perfeitamente possível, entre outras tantas coisas, saber:
Se suas opções por esse ou aquele fornecedor foram assertivas ou se o aparente desconto, não se tratou na verdade de uma utilização indevida de alíquotas por parte dele. Esse é o tipo de ocorrência que pode colocar a empresa em risco de solidariedade e induzi-lo a tomar créditos indevidos, na outra ponta, conforme o caso.
Se a empresa tinha possibilidade de reduzir bases de cálculo e não se atentou para isso.
Se as instruções do Guia Prático foram seguidas e/ou mesmo se falta alguma informação.
Se houve problemas cadastrais e qual foi o impacto financeiro dessa ocorrência.
Quais são os montantes passíveis de recuperação ou ressarcimento.
Se ao longo do tempo as pendências estão evoluindo ou declinando.
A boa notícia é que, com ajuda especializada aliada a Softwares que dão apoio a geração e gestão dessas informações em maior escala, é possível inclusive (com algumas pequenas adequações) aproveitar a estrutura do SPED Fiscal para o atendimento da exigência e ressarcimento de valores consideráveis.
Fonte: Administradores
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