Nos últimos anos as empresas vêm atualizando os sistemas de gestão e processos gerenciais para atender às obrigações impostas pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado pela Receita Federal para promover o controle das operações envolvendo a arrecadação de impostos. Para isso, a Receita também investe na melhoria de seus sistemas de apuração para verificar as inconsistências nas informações digitais enviadas pelas empresas contribuintes. Serviços de consultoria preliminar podem auxiliar as companhias neste processo, além, é claro, das equipes internas envolvidas terem conhecimento do calendário de obrigações, controle sobre as apurações e lançamentos dos ajustes de tributos indiretos, rotinas de cruzamento, informações etc.
Entre os serviços que uma consultoria pode oferecer está a auditoria interna dos dados e informações, que se apresentam como vital para as empresas não serem surpreendidas com uma visita dos fiscais da Receita, justamente porque deixaram alguma erro escapar ou não tiveram o cuidado necessário para garantir que esta informação fosse adicionada ao arquivo digital a ser enviado ao Fisco.
Para evitar que a empresa tenha surpresas desagradáveis recebendo multas, elas devem estar atentas a esta movimentação do Fisco. Muitas empresas e profissionais das áreas Contábil e Fiscal imaginam que o número de informações solicitadas nas obrigações tributárias aumentou depois do SPED. Na verdade, o volume de dados é praticamente o mesmo. O que mudou é a forma de apuração destas informações enviadas ao Fisco.
Após a adoção do SPED percebeu-se um significativo aumento das inconsistências dos dados em grande parte das empresas, que foram obrigadas a adequar seus processos de gestão das informações relacionadas aos tributos para resolver este problema. A nova realidade acabou contribuindo para a melhoria contínua dos processos e, assim, para o aparecimento de uma nova necessidade: a auditoria da qualidade dos dados. Seja ela realizada por equipes internas ou empresas especializadas neste tipo de trabalho. O que nenhuma empresa deseja, no entanto, é que esta auditoria seja feita pelas equipes da Receita Federal devido a algum tipo de erro não identificado.
Mesmo que o avanço da informatização e gestão das obrigações tributárias tenha possibilitado a melhoria na consistência dos arquivos digitais a serem enviados ao Fisco, o trabalho de auditoria não está descartado. A automação da coleta, o tratamento e envio das informações tributárias tornou-se sem volta. O que se discute hoje é a qualidade deste trabalho e saber se os sistemas corporativos acompanham a evolução das demandas da Receita Federal relacionadas ao SPED.
Devido ao grande volume de informações passíveis de erros, provenientes deste novo cenário do SPED, as empresas se posicionam na faixa de risco de autuações da fiscalização, mesmo que as inconsistências não sejam intencionais. Por sua vez, os serviços de auditorias e de consolidação dos dados se tornaram necessários para se garantir a eficiência deste processo. Outros problemas, que também resultam deste cenário, incluem, ainda, a não utilização de créditos fiscais ou erro no pagamento de impostos. O que pode representar uma grande perda para as empresas.
Não é raro encontrar empresas perdendo dinheiro porque não possuem controle adequado sobre os créditos do ICMS, por exemplo. O SPED possui vários blocos que exigem toda atenção, e um deles é o Bloco G, que envolve apuração de informações relativas ao ativo imobilizado. Recentemente, identificamos que as empresas estavam tendo muito trabalho para colocar a casa em ordem nesta obrigação do SPED. Estas empresas possuíam milhares de itens que precisavam ser revisados antes de serem incluídos no sistema de gestão e, somente a partir desta parte resolvida, foi possível gerar o Bloco G para validação final. Um trabalho enorme, passível de erros na mesma proporção. Neste caso, um trabalho de consultoria preliminar poderia eliminar possíveis erros. É por isso que a qualidade na gestão das obrigações tributárias é vital para este processo todo.
Estes cuidados visam que as empresas possam ter a capacidade de analisar corretamente o cumprimento das obrigações tributárias por ela mesma. O planejamento pode garantir a eficácia dos procedimentos e controles adotados para as atividades relacionadas à entrega dos arquivos digitais do SPED, além de garantir o pagamento e recuperação de imposto, taxas e quaisquer outros ônus fisco-tributário que possam incidir nas operações, bens e documentos da empresa. E para não ter que enfrentar os fiscais sem necessidade.
Por Lourival Guimarães Vieira - Diretor de Marketing da Sispro - Serviços e Tecnologia para Administração e Finanças
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