Por Desirée Costa *
Se alguém pensou que a preocupação era somente com a obrigatoriedade da NF Eletrônica, pensou errado. A era digital chegou sim, é uma realidade que deve ser observada pelos empresários em geral, pois com ela o fisco terá mais condições de fiscalização, as operações serão melhores rastreadas, enfim. O contribuinte, por sua vez, terá também vantagens, como por exemplo, economia de papel, simplificação na burocracia para transmissão de informações fiscais, etc.
Vamos tratar agora de uma outra realidade que afeta diretamente também os contribuintes, mais especificamente aqueles que trabalham no varejo. Trata-se do ECF – Equipamento Emissor de Cupom Fiscal. Simplificando, é o equipamento que vemos em todos os comércios varejistas, como, por exemplo, farmácias, restaurantes, livrarias, padarias, dentre outros, e que imprimem o cupom fiscal, documento que acoberta a operação entre o estabelecimento e o consumidor.
Até pouco tempo atrás, o ECF era um equipamento simples em que todos os dados da operação eram impressos em bobinas, em 2 vias; a primeira entregava-se ao adquirente e a segunda permanecia com o contribuinte para fins de registro nos livros fiscais. Nas grandes redes de varejo, é possível imaginar a quantidade de papel (bobinas) que deve ser gasto todos os dias. O estabelecimento perde espaço, tempo e paciência ao gerenciar o armazenamento desses documentos por, no mínimo, cinco anos .
Pois esse modelo está acabando, ou melhor, a tecnologia chegou também para essa forma de emissão de documento fiscal, e o formato original dará espaço para um modelo mais ágil, prático e seguro. Trata-se do ECF com a tecnologia MFD – Equipamento emissor de Cupom Fiscal com Memória de Fita Detalhe. Mas o que vem a ser a tecnologia Memória da Fita Detalhe (MFD) ?
Equipamentos fiscais que dispõem de tecnologia MFD armazenam eletronicamente copia de todas as transações fiscais emitidas, ou seja, tudo o que é impresso pela impressora fiscal automaticamente será gravado em uma memória interna da impressora fiscal, memória esta que recebe propriamente dito o nome de MFD (Memória da Fita Detalhe).
Diferentemente das impressoras tradicionais (matriciais) que geram segunda via dos cupons fiscais em papel as quais, por exigência do Fisco, devem ser armazenadas por um período longo de 5 anos, o que muitas vezes podem requerer espaços consideráveis
As impressoras fiscais com tecnologia MFD atendem ao convenio e ICMS 85/01 e seus adendos, usam tecnologia de impressão térmica, com menos mecânica a possibilidade de falhas é bem menor além de serem muito mais rápidas que as tradicionais matriciais, usando impressoras fiscais com tecnologia MFD, a tendência é que a empresa ganhe muito mais, pois economizará papel, manutenção, tempo, espaço e logística com armazenamento de segundas vias.
Como toda mudança, essa também é criticada, combatida, elogiada, enfim.. Mas, como já falamos anteriormente, a tecnologia e automação fazem parte do crescimento, da modernização, da evolução. As maiores críticas virão, principalmente dos pequenos e médios contribuintes, vez que o custo dessa transformação não é baixo e os prazos para adaptação já estão estabelecidos, ou seja, não tem como fugir dessa obrigatoriedade. O Estado de Minas Gerais, por exemplo, já publicou a Portaria SRE 81/2009, recentemente alterada pela Portaria SER 88/11, definindo os prazos para cessação de uso e troca de equipamentos. Os prazos foram estabelecidos por faixa de faturamento (receita bruta) do exercício de 2008. Os prazos vencerão no último dia dos meses de junho, julho, agosto, setembro e outubro deste ano.
Mas não podemos deixar de ressaltar os inúmeros benefícios que advirão dessa nova tecnologia. São indiscutíveis as vantagens que a tecnologia MFD traz para as secretarias de Fazenda e para os estabelecimentos comerciais. O trabalho dos fiscais estaduais fica facilitado, pois passam a auditar eletronicamente as informações relativas ao ICMS. Com a MFD, toda a operação feita pelo contribuinte é gravada nesse recurso. Assim, o Fisco tem acesso a esse banco de dados eletrônico e pode realizar as operações e tratar as informações diretamente pelo computador. Com isso, elimina-se o processo burocrático da fiscalização e, consequentemente, ela se tornará mais ágil.
No ECF com Memória de Fita Detalhe, as informações, que antes eram impressas na segunda via, ficam armazenadas eletronicamente num chip com memória flash – uma tecnologia adotada em aparelhos digitais que garante a segurança dos dados mesmo quando o equipamento está desligado ou sem bateria. Esse chip é “colado” ao conjunto mecânico, ou seja, agregado à placa dos componentes eletrônicos de modo que a memória não pode ser violada e não pode sofrer qualquer tipo de alteração. O benefício é que a tecnologia flash tem alta capacidade de memória. Devido a esse fator, na MFD pode haver mais de um chip de memória – o equivalente a 8 Mbytes cada, aproximadamente – dependendo da capacidade que o equipamento necessita.
Outro detalhe é que essa tecnologia pode ser diferenciada entre cada fabricante, ao adquirir uma certa quantidade de chips aliados a tecnologia e formato específicos. Além disso, os dados são compactados e criptografados, o que torna possível guardar o maior número de informações utilizando-se pouca memória.
Como no Emissor de Cupom Fiscal com MFD a segunda via foi suprimida, o processo de impressão, que antes era matricial – por agulhas –, agora é realizado por impressão térmica, que tem uma performance muito superior em termos de velocidade. Enquanto um modelo matricial imprime uma média de 3,6 linhas por segundo, o térmico, dependendo do modelo e da marca, pode imprimir de 11 a 44 linhas por segundo. Essa característica da impressora térmica, em alguns casos, pode representar um ganho significativo para os estabelecimentos comerciais.
Para empresas de grande porte, por exemplo, o tempo de espera na fila pode ser muito grande para os consumidores. Isso representa uma despesa muito alta, que parte da satisfação do cliente ao custo operacional. Com uma impressora fiscal matricial, as transações no caixa demoram muito mais. Primeiro, devido ao tempo de impressão de todos os itens da compra no cupom, depois a forma de pagamento, a transação com cartão etc. Nesses locais, uma impressão mais rápida, como a obtida com o modelo térmico com Memória de Fita Detalhe, é muito importante para a agilidade do negócio.
Concluindo, a realidade tecnológica nos dias de hoje não pode ser ignorada no meio fiscal, contábil e tributário. Quem não se adptar, estará fora do mercado. Por esse motivo, como ainda há tempo, o melhor e trabalhar a favor do relógio e providenciar as mudanças necessárias com tranqüilidade e segurança.
*Desirée Costa é Consultora Tributária da Baker Tilly Brasil/Belo Horizonte
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