Diante desses desafios que o projeto SPED tem nos apresentado, é importantíssimo alguns cuidados com o bem mais preciso de qualquer empresa, o seu BANCO DE DADOS.
Com o surgimento do projeto SPED em 2007, vieram diversos questionamentos e dúvidas dos contribuintes sobre como iria funcionar toda essa mudança.Com o decorrer do tempo, à medida que foram implantadas novas etapas do projeto, as empresas puderam verificar que a atenção dispensada ao atendimento das exigências deste projeto seria para muitos, maiores que o esperado.
Acredito que as vantagens do Projeto Sped superam as desvantagens, pois embora trabalhosa sua implantação, se for bem feita, podem trazer muitos benefícios, entre eles:
- Redução de custos com impressão.
- Transparência na apuração dos impostos, reduzindo riscos de autuação.
- Agilidade no processo de compra e venda, com relação à NF-e, NFS-e e o CT-e.
- Evitar a evasão fiscal, melhorando a arrecadação, e conseqüentemente reduzindo a carga tributária, impulsionando o crescimento econômico do país.
Modernizar a inteligência fiscal e tomar medidas anti-sonegação foi alguns benefícios para o fisco. Emitir meia nota, utilizar notas de remessa para dar saída em produtos, transportar produtos sem a prévia emissão de notas fiscais. Bom, é claro que isso nunca aconteceu no Brasil, mas, por via das dúvidas, o fisco resolveu se modernizar e partir para uma maneira mais inteligente de fiscalizar. Provou então que o "sistema" foi mais rápido e eficaz que aquele seu amigo fiscal que como todo ser humano, não conseguia estar presente em todos os lugares ao mesmo tempo.
Mas para que os benefícios superem as dores de cabeça, temos uma longa jornada. Diversas mudanças devem ser feita na empresa, juntamente com alguns investimentos necessários, dependendo do porte da empresa.
A Capacitação dos profissionais das áreas fiscal, TI e Estoques/Suprimentos são de suma importância. Pessoal bem treinado, sabendo o que faz, reduz os riscos de contingências fiscais. O pessoal de suprimentos, por exemplo, sabe qual o NCM correto a utilizar? E que tal o profissional de TI, trata corretamente os arquivos? Conhece a estrutura dos arquivos relacionados ao SPED?
Inibindo a sonegação, observamos a redução da concorrência desleal entre empresas, onde, muitas vezes aquela que não paga imposto como deveria, consegue praticar preços mais atrativos que aquelas que estão em dia com seus impostos.
Diante desses desafios que o projeto SPED tem nos apresentado, é importantíssimo alguns cuidados com o bem mais preciso de qualquer empresa, o seu BANCO DE DADOS.
Como todas as informações geradas para o SPED e também para as mais diversas finalidades, tramitam pelo banco de dados de sua empresa, porque não investir na segurança e confiabilidade das informações lá contidas?
Aqui vão alguns questionamentos que devemos fazer, para que a base de dados possa ser confiável e segura:
Seu cadastro de clientes, fornecedores, colaboradores e produtos estão confiáveis?
Algumas inconsistências mais comuns vistas em cadastro de empresas: falta de e-mail, telefones desatualizados, produtos com classificação incorreta, produtos com tributação incorreta, funcionários com documentação e endereços desatualizados, inscrições estaduais de pessoas jurídicas inválidas.
Você culpa a empresa de software que lhe atende, pelos erros encontrados no SPED?
É comum vermos usuários de sistemas culparem o software pelos mais diversos erros, quando a origem do problema está na forma que a base de dados foi "alimentada".
Seu sistema possui módulos interligados?
Evitar a redundância de informações com certeza minimiza os erros de base de dados, bem como a correta parametrização do sistema, fazendo assim que esse sistema entenda como funciona sua empresa.
Como anda o seu "backup"?
Chegue amanhã em sua organização, simule a perda de todos os dados de sua empresa e restaure um backup, pois mais importante do que tê-lo e saber que ele funciona.
Devemos pensar que, todas as informações que já passávamos ao fisco, agora são passadas de maneira condizente à era da informática, ou seja, em tempo real, e com mais riqueza de detalhes. E através de uma base de dados confiável que poderemos garantir a qualidade das informações transmitidas.
Com tudo isso, você empresário, empreendedor, atente-se a importância da Base de Dados de sua empresa, para evitar passivos futuros.
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