Maicon Klug
O armazenamento atual é feito de forma arcaica, guardando uma via de cada Nota Fiscal em armários, estantes, fichários, salas especias, etc. Com a NF-e não há mais a necessidade disso, pois as informações estarão em meio eletrônico.
Para armazenar uma NF-e, é necessário antes enviá-la para a SEFAZ. É preciso montar um arquivo formato XML com os dados da Nota, devidamente assinado com o certificado digital da empresa. Esse arquivo enviado para a SEFAZ pode ser mantido na empresa em um computador qualquer, salvo manualmente ou com o auxílio de algum programa gerenciador de arquivos.
Essa forma de arquivamento deve ser feita quando o cliente utilizar para a emissão da NF-e o software gratuito da SEFAZ-SP. Mas essa não é a forma mais segura de se arquivar as informações das Notas Fiscais eletrônicas. É possível fazer backpus, gravações em CD ou DVD, mas ainda não o método de segurança mais indicado para guardar informações tão importantes.
A forma mais segura de armazenar uma NF-e é guardá-la através de um Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGDB). Claro que também é necessário efetuar as cópias de segurança, mas em um SGBD a garantida das informações é feita através de um programa de computador especializado nessa operação.
Essa forma de armazenamento dos dados se tem quando o contribuinte utiliza um sistema específico para o envio de Notas Fiscais eletrônicas. Alguns ERPs já possuem essa funcionalidade, mas também existem no mercado soluções destinadas a essa atividade. Esses sistemas efetuam toda a comunicação com a SEFAZ e com o ERP, controlando todo o fluxo do processo. Além disso, armazenam de forma segura os dados da NF-e, utilizando um banco de dados (comercial ou gratuito).
Fica a critério de cada empresa adotar qualquer uma das formas de armazenamento, o fisco não exige nada em relação à isso. Mas deixo uma dica: optém pela solução que lhe proporcionar a maior segurança e o melhor Custo X Benefício, seja em questões financeiras ou aperfeiçoamento do processo operacional.
http://www.robertodiasduarte.com.br/como-armazenar-uma-nota-fiscal-eletronica/
Comentários
Para aqueles que utilizam mídias como CD, DVD ou fitas para armazenar suas NF-e (ou qualquer outra informação da empresa), tenham em mente que essas mídias podem apresentar defeitos com o tempo. Por isso, caso escolham esse formato para armazenar seus dados, procurem pelo menos uma vez por mês testá-las, verificando se as informações gravadas estão realmente disponíveis. Mas, principalmente, mantenham sempre redundância de backup.
Adicionalmente, vale a pena utilizar também serviços de backup remoto, como o gratuito Dropbox (https://www.dropbox.com/referrals/NTUyODk0Nzk5?src=global9), que permite até 8 GB gratuitamente (acima disso é pago).