Os profissionais que prestam serviços contábeis e os escritórios de contabilidade devem ficar atentos às novas regras para a tabela de temporalidade de documentos do sistema CFC/CRC (Conselho Federal e Regional de Contabilidade).
Através da Resolução nº 1.342, publicada no dia 19 de abril, o CFC alterou e acrescentou anexos à tabela de temporalidade de documentos.
Ao considerar a possibilidade de implantação, utilização e conservação de informações arquivísticas em sistemas eletrônicos e a necessidade de gestão de preservação do patrimônio de arquivo digital no âmbito do Sistema CFC/CRCs, a entidade resolveu classificar, nos termos do Anexo I da tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs, os documentos comprobatórios de caráter histórico.
Além disso, instituiu os critérios para a preservação e digitalização de documentos, conforme as diretrizes constantes no Anexo II da Tabela de Temporalidade.
“As diretrizes reguladas nesta resolução quanto à preservação digital de documentos deverão ser aplicadas somente ao Sistema CFC/CRCs, não servindo de instrumento legal para quaisquer outros órgãos ou entidades públicas”, diz o art. 4º da Resolução.
A digitalização de documentos deverá ocorrer em acervos arquivísticos que já tenham sido previamente tratados. Isso significa que o acervo deverá ser previamente classificado, higienizado, organizado e identificado, com o intuito de evitar a migração para o suporte informatizado de documentação desnecessária.
“A digitalização deverá ocorrer após a realização de projetos de digitalização onde deverão constar, obrigatoriamente, informações sobre o planejamento com previsão orçamentária e financeira capazes de garantir aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, a adoção de formatos de arquivos digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade em curto, médio e longo prazos dos documentos digitalizados”, estabelece o documento legal.
Os CRCs deverão adotar política de preservação de documentos digitalizados, mediante a criação de uma equipe multidisciplinar com esta incumbência e cuja política deverá, periodicamente, ser revisada e adaptada.
A guarda permanente de documentos digitalizados deverá ser organizada por processo de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Fonte: TI INSIDE
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