Por Josias Cordeiro da Silva
A transformação digital possibilita cada vez mais uma inversão na rotina das empresas. Especialistas estimam que, em média, 70% do tempo de atuação da área tributária seja dedicado à operação, com apenas 30% para a estratégia. A chamada Tax Transformation (ou transformação tributária) veio justamente para dar nova dimensão ao setor, ampliar o compliance e reduzir os riscos e controles. Para isso, ela soma a padronização de processos com a robotização de sistemas.
Parece complexo, mas não é. Nos Estados Unidos, por exemplo, a recente reforma tributária reduziu os custos e incentivou a demanda por relatórios em tempo real - digitalizados - que são fundamentais para a Tax Transformation.
A reforma norte-americana criou uma série de complexidades e incertezas que exigem que os departamentos jurídicos sejam ágeis, acionando processos para gerenciar a eficiência operacional e reduzir custos. No Brasil, o caminho deve ser o mesmo, assim que tivermos aprovada nossa própria reforma.
A discussão do modelo operacional tributário pode ser realizada em empresas de todos os tamanhos, embora os desafios e tendências variem de uma para outra. Vemos muito potencial nas empresas emergentes, pois elas podem ter uma infraestrutura menos estabelecida, fornecendo uma "tela em branco" a ser transformada. Isso, juntamente com uma forte cultura empresarial, geralmente permite que as empresas em crescimento sejam mais ágeis e inovadoras.
A robotização, porém, deve ser feita de maneira estratégica, com cuidado para não ampliar os problemas. Humanamente, podemos errar 20 vezes em um dia. Já um robô pode errar 20 mil vezes. Depende de como e por que se decide robotizar um processo. Não pode ser só pra ficar "bem na foto".
Automatizar é fazer o sistema A falar com o sistema B. Depois dessa efetivação, a empresa pode robotizar o procedimento com ganhos de investimento.
Em resumo, podemos definir cinco etapas para a Tax Transformation:
- Defina uma visão do departamento tributário focada no conceito compartilhado de como o departamento será de três a cinco anos. Os líderes devem priorizar pequenos passos iniciais para avançar rapidamente, provar o conceito e obter resultados rápidos - e talvez até "falhem rápido", se necessário.
- Compreenda as perspectivas e expectativas que os envolvidos e clientes tributários têm, bem como quaisquer desafios que eles prevejam. Isso requer pensar muito para expandir o ecossistema do departamento tributário e colaborar com toda a organização, especialmente com a equipe digital e com parceiros externos.
- Confirme as principais competências do departamento tributário para descobrir quais oportunidades podem existir para melhorar o desempenho ou criar mais valor para os negócios. Examine o que funciona bem para estabelecer as bases para todas as ações futuras, priorizando as oportunidades e identificando responsabilidades.
- Identifique possíveis abordagens para essas importantes áreas de competência e oportunidade e, a partir daí, desenvolva um plano de ação com marcos e proprietários claramente definidos para o trabalho.
- Confirme o compromisso do departamento de executar essas iniciativas e se comprometer com ações específicas. A partir daí, deve-se garantir a adesão e o financiamento das partes interessadas e da empresa em geral para dar vida à visão.
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