1. A Consulente, cuja atividade principal está enquadrada no código 2014-2/00 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) – fabricação de gases industriais –, cita os artigos 202 e 230 do Regulamento do ICMS (RICMS/2000) e 23 da Portaria CAT 32/1996 e pergunta se o canhoto “da Nota Fiscal eletrônica”, usado para comprovar a entrega da mercadoria, pode ser guardado de forma exclusivamente eletrônica, depois de ser digitalizado. A Consulente afirma que, assim, os canhotos em papel não ocupariam espaço e que a guarda das cópias em versão digital seria feita de modo mais organizado.

2. De início, cumpre informar que a legislação do Estado de São Paulo que trata da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a Portaria CAT 162/2008.

2.1. Nesse sentido, o parágrafo único do artigo 1º da referida portaria CAT, dispõe que a NF-e é “o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto”.

2.2 Por sua vez, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que permite a visualização, no papel, das informações da NF-e, cujas características gerais estão dispostas nos artigos de 14 a 16 da Portaria CAT 162/2008, apresentando a finalidade de “acompanhar a mercadoria no seu transporte”.

3. Dentro das condições expostas, a NF-e, cuja natureza e existência são apenas digitais, documenta as operações, prestações e demais eventos fiscais que envolvem o ICMS, enquanto o DANFE, que é uma representação em papel da NF-e, deverá espelhar o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e, sendo vedada a impressão de informação que não conste no arquivo da NF-e.

4. Por sua vez, o artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 contém a norma que dispõe sobre a guarda e a conservação das NF-es, cujo texto é reproduzido a seguir:

“Artigo 33 - O emitente e o destinatário da NF-e deverão:

I - conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado;”

5. Dessa forma, a guarda e armazenamento referem-se ao arquivo que contém a NF-e no formato digital, cujo prazo de retenção deve ser observado pelo emitente e pelo destinatário da NF-e, estipulado no artigo 202 do RICMS/2000. A saber:

“Artigo 202 - Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).”

6. Por seu posto, informa-se, ainda, que o DANFE é um documento fiscal, nos termos do artigo 124, inciso XXIII, do RICMS/2000, que pode ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos. Nesse sentido, desde que tenha os meios para reimprimir o DANFE sempre que solicitado pelo fisco, é facultado ao contribuinte armazená-lo como arquivo digital. No entanto, há situações em que esse documento serve de suporte para indicação de ocorrências, extrapolando, assim, a finalidade para a qual o mesmo foi concebido (representação da NF-e), conforme se verifica pelo disposto no artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008:

“Artigo 33-A-Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega.”

7. Assim, pode ser inferido que toda vez que o DANFE receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou ainda do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, a guarda e a conservação do respectivo DANFE deverá obedecer ao critério do artigo 202 do RICMS/2000.

8. Tal situação enquadra-se na utilização do canhoto impresso contido no DANFE para documentar a entrega da mercadoria ao seu real destinatário, oportunidade em que este deverá assiná-lo, destacá-lo e entregá-lo ao remetente.. A norma regulamentar que prevê a sua existência consta do inciso IX do artigo 127 do RICMS/2000:

“Artigo 127 - A Nota Fiscal conterá, nos quadros e campos próprios, observada a disposição gráfica dos modelos 1 e 1-A, as seguintes indicações:

(...)

IX - no comprovante de entrega dos produtos, que deverá integrar a 1ª via da Nota Fiscal, na forma de canhoto destacável:

a) a declaração de recebimento dos produtos;

b) a data do recebimento dos produtos;

c) a identificação e assinatura do recebedor dos produtos;

d) a expressão "Nota Fiscal";

e) o número de ordem da Nota Fiscal.”

9. Até recentemente, não havia previsão na legislação para que o canhoto destacado e assinado do DANFE pudesse ser substituído por sua versão digitalizada. Contudo, o Ajuste Sinief 7/2005, que instituiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), foi modificado em julho de 2019 pelo Ajuste Sinief 22/2019 e, desde então, passou a prever, no inciso XX do § 1º de sua cláusula décima quinta-A, a existência do evento da NF-e denominado Comprovante de Entrega da NF-e, que terá por objetivo permitir ao remetente registrar a entrega da mercadoria mediante a captura de informações relacionadas à confirmação da entrega da carga. Para fins de fiscalização, o Comprovante de Entrega da NF-e substituirá o canhoto assinado do Danfe.

10. Vale observar, no entanto, que a implementação dessa funcionalidade ainda não foi finalizada e, até a data da elaboração desta resposta, não foi disponibilizada ao público.

11. Independentemente da temporária impossibilidade prática de os contribuintes se utilizarem do referido evento da NF-e para substituir a versão em papel dos canhotos eletrônicos por sua versão digitalizada, a Lei 13.874 (Lei da Liberdade Econômica), de 18-03-2020, estabelece como direito de toda pessoa jurídica ou natural a possibilidade de arquivar documentos por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento (artigo 3º, inciso X).

12. A forma como a digitalização deve ser feita está disciplinada no Decreto 10.278, de 18-03-2020, sobretudo em seus artigos 4º e 5º e Anexos I e II:

“Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV - a confidencialidade, quando aplicável; e

V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.”

13. Assim, observadas as disposições acima, esclareça-se que os critérios de conservação e arquivamento são de escolha do contribuinte, mas, cabe ressaltar, os documentos devem estar disponíveis sempre que solicitados pela Administração Tributária.

14. Portanto, em conclusão, considerado todo o exposto, até que a implementação do evento “comprovante da entrega da NF-e” seja ultimada e disponibilizada ao público, a Consulente, se desejar, poderá substituir os canhotos assinados dos DANFEs pela sua versão digitalizada, desde que a digitalização seja feita conforme as especificações do Decreto 10.278/2020.

14.1. Vale acrescentar que, nos termos do artigo 11 do mesmo Decreto, os documentos digitalizados devem ser preservados, no mínimo, até o “transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem”, o que significa dizer, no caso de documentos fiscais relacionados ao ICMS, que a guarda deve ser feita pelo prazo mínimo fixado no artigo 202 do RICMS/2000, como visto acima.

15. Com esses esclarecimentos, considera-se respondida a dúvida da Consulente.