Apenas o destinatário ainda não credenciado para emissão de NF-e está dispensado da obrigatoriedade de guarda do arquivo digital (XML) da NF-e, podendo guardar apenas o documento em papel, ou seja, o DANFE. O não cumprimento da obrigatoriedade de guarda sujeita o contribuinte a penalidades que variam de acordo com cada Estado. Em São Paulo, por exemplo, é previsto multa de R$290,55 pela perda ou não apresentação do documento fiscal.
Para avaliar o cenário em que são gerenciados os arquivos fiscais e também para alertar as empresas sobre a importância de processos que automatizem as validações desses documentos, a Systax, empresa de inteligência fiscal e única detentora de um acervo de regras tributárias que ultrapassa a casa de um milhão, realizou uma pesquisa com 1.187 empresas para entender como está sendo conduzido o gerenciamento das NF-e.
Segundo o diretor da Systax, Fabio Rodrigues, além da obrigatoriedade de guarda do arquivo da NF-e, o Fisco também prevê que o destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso da NF-e. “É necessário que as empresas que recebam documentos fiscais eletrônicos verifiquem uma série de características do arquivo digital, uma vez que o documento válido é o XML e não o DANFE”, explica Rodrigues.
Por meio da pesquisa foi possível constatar que o cenário é bastante crítico. Foi questionado se as empresas possuem algum processo automatizado para validação e arquivamento das NF-e. 62,4% das empresas utilizam processos manuais, o que torna bastante insegura esta tarefa, justificando os baixos números em relação à guarda dos arquivos: Apenas 19,8% das empresas acreditam possuir todos os arquivos recebidos de 2013. 24,9% das empresas, por exemplo, possuem menos de 50% dos XML.
Segundo Rodrigues, um dos pontos levantados pela pesquisa e também considerado grave refere-se à conferência junto à SEFAZ ou ao portal nacional da NF-e. “Foi verificado que apenas 9% das empresas realizam todos os procedimentos necessários, 40,9% das empresas não fazem nenhum tipo de conferência nos referidos ambientes e 49,5% apenas conferem a situação da NF-e, não analisando o hash e os valores da NF-e. Sem essas análises, não é possível garantir que o arquivo recebido é o mesmo que está armazenado no SPED, colocando a empresa em evidente risco”, pontua o executivo.
Outros resultados impressionantes trazidos pela pesquisa é que 30,1% das empresas sequer conferem a tributação constante das NF-e e que 64,6% das empresas já encontraram problemas quanto a isto, sendo que desses, 23,2% afirmam encontrar “muitas incorreções”.
Resultado em pesquisa-gerenciamento-de-nfe.pdf
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