Por Luiz Carlos Gewehr
Para garantir aderência operacional ao cenário evolutivo do SPED, é imprescindível que o mapeamento de processos e sistemas esteja internalizado à cultura organizacional e seja constantemente incentivado.
O objetivo da implementação de um sistema deve estar bem claro: melhorar a qualidade dos resultados e gerar mais agilidade, por meio de soluções tecnológicas atualizadas. Tão logo os processos, entregáveis e outros sistemas envolvidos estejam mapeados, a substituição se torna algo relativamente simples, normalmente. Os retornos positivos de produtividade e segurança operacional, óbvio, serão percebido depois do investimento para implementação.
Para as obrigatoriedades do SPED, segue-se este mesmo paradigma. Afinal, para operar, uma empresa precisa de uma gama de processos em funcionamento. Esses processos de negócio da empresa devem estar alinhados com os regramentos legais. Antes de serem internalizados num sistema de gestão eles devem estar mapeados.
Conhecer os regramentos legais do negócio é e sempre foi uma obrigação do empresário. Internalizá-los à operação da organização também.
Apenas diante ao início do eSocial que as organizações começaram a se mobilizar para rever os seus processos de RH. Acredito sim que o custo Brasil é alto, mas processos eficientes e mapeados facilitam o funcionamento da organização, promovem a ética e a aderência à legislação, além de simplificar muito a modernização dos sistemas, como quando foi exigido pelas novas demandas do SPED.
Para exemplificar algo comum que vejo acontecendo na prática: o evento S2600 (Trabalhador Sem Vínculo de Emprego). O caso mais cotidiano nas empresas é o dos estagiários. Normalmente, eles não eram geridos ou até mesmo registrados nos sistemas das organizações. Nem mesmo o processo de pagamento era gerido, solicitando que terceiros mantivessem uma informação que é da empresa.
E agora? Como ficaria esta questão no momento em que as empresas deverão enviar estas informações a partir de sua assinatura eletrônica? Seria necessário um projeto governamental solicitar informações que a empresa deveria manter registrada (e assinada) internamente?
Se sua empresa ainda não possui a cultura de mapear seus processos, nunca é tarde para começar, há empresas, como a Decision IT, especializadas em diagnosticar a situação dos projetos do SPED. Através do mapeamento dos processos e sistemas da organização, é realizada uma análise minuciosa de conformidades ao SPED, demonstrando no que a empresa está ou não aderente às exigências do projeto estatal. Servirá como ótimo ponto de partida para implementação de ações corretivas no ambiente da empresa.
Além disso, é recomendável desenvolver sua equipe para sempre buscar a compreensão dos requisitos do projeto SPED. Com essa iniciativa, as ações na renovação dos processos serão cada vez mais assertivas, ou seja, quando for necessário modernizar seus sistemas e processos, não haverá “dor de cabeça”, mas sim conformidade e segurança operacional, diminuindo significativamente o trabalho e os custos com correções e retificações.
Fonte: Decision IT
http://www.mauronegruni.com.br/2014/08/25/por-que-as-novidades-do-sped-sao-tao-impactantes/
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