Embora o assunto SPED seja comum em nosso meio desde 2007, podemos afirmar que foi só mesmo a partir do ano de 2009 que percebemos (principalmente nas maiores companhias) os primeiros movimentos do mercado rumo à regularidade fiscal nesse novo contexto digital. É inegável que toda a soma de esforços e a corrida contra o tempo (tanto por parte dos contribuintes, quanto pelos fornecedores de “soluções IT”) para atender essa – até então – nova demanda, valeu e muito. As empresas possuem hoje plataformas mais sofisticadas, ERP’s mais avançados, existem mais ofertas por parte das empresas de Tecnologia (software-houses), enfim, reconhecemos nitidamente um forte avanço tecnológico na era digital. Mas…, isso não é tudo… Ou, melhor dizendo, não pode ser “só” isso…! Literalmente, esse é só o começo da conversa quando o assunto é “exposição e risco fiscal”.
A partir de uma rápida reflexão sobre o cenário SPED desde seu surgimento até nossos dias atuais, algumas considerações se fazem necessárias:
O primeiro ponto relevante
Percebamos ou não, ainda estamos debaixo de um “caos fiscal” onde pairam as mais variadas dúvidas e questionamentos acerca dos assuntos relacionados ao SPED. Diversos blogs sobre o tema divulgam informações diariamente e atualizam seus conteúdos, cursos são ministrados de norte a sul do país, fóruns, encontros, mesas redondas e congressos são organizados constantemente, tudo isso na busca de respostas e soluções. Sem dúvida, esse “clima” ainda fará parte da rotina de muitos profissionais por bastante tempo. Sabemos que essa onda de dúvidas e incertezas se manterá durante um bom tempo no mercado, principalmente se considerarmos a complexidade dos novos projetos e o aumento da quantidade de novos obrigados à apresentação dessas declarações. Portanto, nossa primeira dica é para que as empresas busquem ajuda especializada, apoiando-se sempre em parceiros ou fornecedores que tenham expertise comprovada, consultores/técnicos com alto grau de senioridade e de extrema confiança, uma vez que essas características são essenciais para suportar de forma eficiente as demandas que estão por vir. Uma qualificação mais assertiva e rígida de parceiros e fornecedores poderá ser a chave do sucesso nos próximos passos do projeto SPED. A ausência de mão-de-obra especializada coloca em risco a saúde fiscal de muitas empresas, emperrado diversos processos e até mesmo os próprios projetos. Vamos elucidar à frente a relação de efeito desse fato.
O segundo e importante ponto que abordaremos também merece grande atenção, pois é uma situação delicada que tem gerado desconforto e até certos desgastes para muitos profissionais que estão à frente dos projetos SPED nas empresas.
Gasto, Investimento e Retorno (ROI)
Muitas companhias pagaram e/ou ainda pagam, um alto “preço” (onde se inclui tempo e dinheiro) na tentativa de atender os quesitos dessa nova dinâmica tributária. Parametrizar sistemas, migrar ou unificar ERP’s, mapear registros, imputar tabelas, sanear cadastros, revisar processos, validar estruturas hierárquicas de dados etc, se tornou comum nas pautas das reuniões da “era digital”. Até aí tudo bem, porque inclusive isso faz parte de processo natural de adequação e mudança. Mas, o que preocupa é que temos visto dirigentes de empresas se queixando Brasil afora que ainda não conseguiram perceber um retorno real (ROI) a partir desses investimentos feitos. Dessa forma, gestores e líderes do projeto SPED nas empresas, estão sendo fortemente pressionados, e em alguns casos se vêem “em um beco sem saída”, pois não sabem ao certo como transformar os gastos (que não são poucos) em investimentos. O que tem ficado em evidência é o “gasto”, na justificativa de que era necessário para atender as exigências do Fisco e não serem autuados. Ok! Realmente, existem sim multas consideradas pesadas pela não-entrega das obrigações ou pela não-apresentação de arquivos. Mas, o que precisamos aqui enfatizar, vai além de entregar ou não, uma informação. A grande preocupação que aqui alertamos, deve ser: E se você estiver entregando (mesmo que no prazo certo), informações que estejam em desacordo com a legislação? Antes de pensar na resposta, entenda: Se o seu parâmetro entre o “certo e errado” ainda é o PVA, saiba que você tem um problema e corre sérios riscos de ser autuado!
Para que os investimentos de sua empresa não sejam vistos como gastos e ainda sejam rentáveis, suas informações e arquivos devem primeiro passar por um processo de “maturidade fiscal”, onde o foco deve ser a qualidade total da informação. Só assim, com informações fidedignas, coesas e precisas que reflitam a realidade da empresa é que será possível dar início ao processo de retorno sobre os investimentos feitos (ROI).
Lembre-se que não existe fórmula mágica! É uma questão de lógica: Quando seus riscos fiscais de fato diminuírem, significará que contrapartida a saúde de seus dados aumentou, e só a partir daí será possível falar em “Compliance” e gerar a “tão sonhada economia tributária de forma Legal”.
Ainda nesse contexto, a terceira e última questão a ser tratada visa orientar e esclarecer algumas questões que acabam confundindo os profissionais envolvidos com SPED, comprometendo assim a evolução do processo de regularidade fiscal.
Definitivamente, o que precisa ser feito para reduzir os riscos fiscais no SPED?
Como abordamos em alguns trechos acima; o assunto é complexo e não existe fórmula mágica. Mas, a resposta mais plausível para essa questão é: Inteligência Fiscal e Contábil, aliada à Alta Tecnologia.
Para tratar com mais precisão essa questão, devemos esclarecer sobre alguns conceitos básicos do “mundo SPED” que confundem muitos profissionais:
1- O PVA é somente um Programa Validador.
2- Validação não é Auditoria.
3- A Validação de Dados e de Campos (mesmo que “extra PVA”) não é suficiente para reduzir todos os riscos fiscais.
4- No SPED, a essência da Auditoria tem que ser eletrônica e 100% dos dados devem ser analisados.
5- Fiscalmente falando, só deve ser considerada Auditoria Eletrônica quando se avalia por critérios tributários, os dados fiscais e/ou contábeis do arquivo.
6- A Auditoria de Dados Tributários, só leva consigo credibilidade quando balizada por Fundamentação Legal, e em casos fiscais, deve inclusive considerar as particularidades e regras de todas as UF’s.
7- Existem diferentes “níveis” de retorno no resultado de uma Auditoria Eletrônica; desde meras validações não-contempladas pelo PVA, até auditorias avançadas e relatórios complexos. A eficácia do processo só acontece quando se torna possível transformar esses dados de retorno em conhecimento e em ação, rumo à regularidade fiscal.
Visto isso, antes que sua empresa inicie as próximas tratativas de correções e ajustes, é importante que todas as áreas envolvidas tenham esses pontos como diretriz. Pois, é justamente partindo desses princípios, que se pressupõe o “o que e como fazer”, tendo assim uma visão clara de como proceder. Em outras palavras, podemos dizer que somente após essas situações muito bem definidas, é factível mapear e entender real o motivo (a causa) da inconsistência ou “GAP”, e aí sim rever os processos e começar os ajustes.
Já sabemos que o SPED exige bruscamente a quebra de paradigmas, a mudança de cultura e de processos. Por mais que o Fisco se posicione no sentido do foco “preventivo”, o mercado apresenta um cenário de fiscalizações e autuações que evidencia o contrário. Até que chegue essa “era (caso ela exista) do fisco preventivo”, o Agente Fiscalizador Punitivo será a realidade e a certeza. Portanto, não perca o foco… Busque primeiro a redução da exposição fiscal (e a diminuição do risco fiscal) e faça do projeto SPED um investimento rentável.
Por Aurélio M. Souza
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