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Por Edgar Ferretti

Muitas companhias, principalmente as de grande e médio porte, possuem diversos departamentos, filiais e unidades e vivenciam uma rotina repleta de trâmites operacionais, recebimento e envio de mercadorias para fornecedores e clientes. Se avaliarmos apenas a aquisição de produtos ou serviços, verificamos uma série de processos que podem, além de tornar os trâmites mais lentos e onerosos, trazer riscos fiscais desnecessários.  Gerenciar e organizar as notas fiscais destes fornecedores, sejam físicas ou eletrônicas, por exemplo, é um dos principais problemas destas companhias. Neste contexto, algumas empresas já utilizam ferramentas que garantem a entrada 100% digital das notas (físicas, eletrônicas e de serviços) de uma organização.
Em muitos casos, cada departamento é responsável pelo recebimento das mercadorias, com as respectivas notas fiscais físicas ou a chamada Danfe (que acompanha a entrega de um produto que possui nota fiscal eletrônica), e encaminhamento para a área responsável pelo pagamento. Os processos internos, que podem incluir desde cadastramento no sistema de ERP até assinaturas para autorização e envio da nota para pagamento, envolvem custos e riscos de extravio. No caso de a central de pagamento de uma empresa, por exemplo, ficar em outra cidade, este documento precisa ser encaminhado via malote. Qualquer problema neste caminho, pode gerar extravio do documento ou atrasos desnecessários para pagamento.
Para facilitar todos os trâmites operacionais internos e ter uma gestão mais ágil e eficiente destes documentos, muitas companhias começaram a implementar sistemas e soluções de tecnologia, como a digitalização de documentos. Com treinamento e pesquisa, essa ferramenta se tornou uma verdadeira aliada de executivos e profissionais de diversas áreas, incluindo a fiscal.
Seja com a digitalização das notas fiscais físicas, recepção e validação automática de arquivos XML das notas fiscais eletrônicas ou impressão em PDF das notas de serviço, a digitalização de notas fiscais está preparada para ser o “malote digital” das empresas. Uma tecnologia simples e segura pode evitar que os documentos transitem fisicamente e garantir que fiquem disponíveis em um único local para processamento.
Este conceito de malote digital é capaz de resolver a maior parte dos problemas fiscais das empresas, pois a logística de documentos é sempre muito complicada por haver prazos e datas de vencimentos envolvidos. Assim, as companhias que utilizam o processo de malote digital, além de rapidez, ganham vantagens também nos custos de logística, pois elimina gasto com o transporte dos documentos físicos.
É importante ressaltar ainda que novas tecnologias e novas versões de soluções e produtos aparecem a cada dia no mercado. Assim, os empresários devem estar atentos às que dizem respeito às devidas áreas de atuação. Sem dúvida, trata-se de uma verdadeira aliada no ganho de agilidade e eficiência na gestão de documentos.

http://www.tiinside.com.br/27/07/2012/malote-digital-o-fim-do-transito-das-notas-fiscais-nas-empresas/gf/291040/news.aspx