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Implantação do SPED – a segurança que você tem (ou que pensa que tem) - Parte 2

Postado por José Adriano Pinto em 30 de Abril de 2010 às 3:26pm
Este artigo tem o objetivo de desdobrar alguns entendimentos sobre as duas grandes questões que interferem em uma boa implantação do SPED, em especial a NF-e, que são a falta de entendimento da legislação em vigor e a falta de identificação da complexidade da gestão logística da empresa. O entendimento sobre a real importância do arquivo digital, o famoso XML, nas suas várias versões, é um dos pontos de maior divergência na implantação do processo de NF-e nas empresas. O arquivo XML (Extended Markup Language), em síntese, é apenas um formato de arquivo digital usado mundialmente em diversos sistemas, com grande capacidade de leitura e interpretação e, por isso, é utilizado como meio de transporte e armazenamento das informações da NF-e. A SEFAZ (Secretaria da Fazenda) desenvolveu um layout de informações utilizando arquivo XML para transitar com todos os dados necessários ao processo da NF-e e, por força da legislação, transforma este arquivo no novo documento fiscal para o registro das transferências de propriedade entre partes, substituindo a Nota Fiscal em papel dos modelos 1 e 1A (mercantis). Desse entendimento nasce uma das principais obrigações da NF-e, que é o armazenamento seguro dos arquivos digitais da NF-e durante o prazo decadencial de 5 anos, conforme a legislação vigente (artigo 202 do Regulamento do ICMS). E quando dizemos armazenamento seguro, este deve-se ao fato de que o emitente é o único a possuir tal arquivo (não é possível realizar download do arquivo na SEFAZ) e a perda de um arquivo digital da NF-e equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal tradicional. No momento de uma possível fiscalização, o emitente deve apresentar ao fisco, como documento fiscal, o arquivo digital. A integração de dados com outros sistemas (como o da contabilidade) pode ser feita através do uso do mesmo arquivo digital. Dessa forma, o emitente tem a responsabilidade de criar metodologia de backup que garanta a guarda dos arquivos digitais. Normalmente, um sistema de emissão e gerenciamento da NF-e gera XML de envio (para transmissão inicial), XML de retorno (com a aprovação da SEFAZ) e XML de distribuição (com possíveis informações complementares para disponibilização aos clientes). Desses três, somente o XML de retorno é obrigatório para armazenamento, mas, por conta do processo, é importante realizar backup de todos. O artigo 33 da portaria CAT 162/08 traz claramente a obrigatoriedade do emissor e do destinatário armazenarem os arquivos digitais, e essa exigência é comumente deixada de lado. Fica claro, assim, que não somente as NF-e emitidas devem ser armazenadas de acordo com o Regulamento do ICMS, mas também os arquivos digitais da NF-e recebidos e esse armazenamento tem igual importância, pois a empresa contribuinte não pode deixar sob a responsabilidade do emissor a guarda do seu arquivo de NF-e. Somente após esse esclarecimento sobre os arquivos digitais de transporte de dados (XMLs da NF-e) é que vamos falar um pouco da DANFE, sigla que dá nome ao Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Suas especificações estão contempladas no Artigo 14 da Seção II da Portaria CAT 162/08. Em resumo, esse documento tem o objetivo de acompanhar o transporte dos bens da NF-e; deve ser impresso em papel comum, formato A4; seu layout pode ser customizado desde que obedeça ao ato COTEPE que o rege, deverá conter código de barras referente aos 44 dígitos da chave de acesso da NF-e; poderá conter canhoto serrilhado desde que esteja de acordo com o layout definido pelo ato COTEPE, entre outras coisas. Quem recebe uma DANFE deve consultar sua escrituração na SEFAZ através da chave de acesso. A conclusão é que a DANFE não pode ser usada como documento fiscal, mas sim o arquivo digital que a originou. A complexidade do SPED não permite que o tema seja esgotado em um ou dois artigos. De qualquer forma, me parece fundamental esclarecer que uma das grandes vantagens da adoção da NF-e - a segurança - só passa a existir realmente se forem adotados todos os procedimentos corretos. Caso contrário, a empresa ficará em uma situação delicada: acredita contar com um segurança que na verdade não existe. Hugo Santos iMasters: http://www.imasters.com.br/artigo/16707/seguranca/a_seguranca_que_voce_tem_ou_pensa_que_tem/ Ti Inside: http://www.tiinside.com.br/19/04/2010/a-seguranca-que-voce-tem-ou-pensa-que-tem-/gf/176556/news.aspx
Marcações: nf-e, sped, legislação, perigos, segurança
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