De maneira simplificada, para toda a mercadoria que sua empresa recebe e dá entrada, desde o advento da NF-e Mercantil, ela é obrigada a ter a NF-e em formato XML arquivada e validada. Muitas empresas arquivam o DANFE (Documento Auxiliar a Nota Fiscal Eletrônica) e simplesmente desconsideram o arquivo XML que o fornecedor envia ou pelo menos deveria enviar e, desta maneira, acabam dando entrada em mercadorias que a rigor não poderiam ser aceitas.
O procedimento correto é, antes de receber a mercadoria, exigir que seu fornecedor envie o arquivo XML da NF-e referente à compra. Após o recebimento é obrigação da empresa checar, junto à Secretaria da Fazenda de origem, se aquela nota foi autorizada, se a assinatura digital deste documento é válida e se o schema deste arquivo está correto e não foi corrompido no ato da emissão.
Após o prazo de cancelamento, é recomendado checar novamente a validade do documento, pois o mesmo pode ter sido cancelado pelo emissor. Após o recebimento do XML e o devido tratamento do mesmo, a empresa está pronta para receber a mercadoria acompanhada pelo DANFE, que contém as informações e deve ter seu conteúdo correspondente com o XML que a empresa recebeu.
Estas verificações são complexas, envolvem códigos extensos e demandam recursos financeiros e de mão de obra. Porém, já existe no mercado soluções de BPO que automatizam este processo e promovem a integração necessária com sistemas de gestão.
Acompanhando o mercado de perto, pude constatar que diversas empresas que passam por uma fiscalização estão encontrando uma enorme dificuldade para localizar estes arquivos XML. Em muitos casos, elas recorrem a seus fornecedores de TI para resolver o problema, mas nem sempre elas têm a resposta que precisam no tempo hábil e acabam tendo de pagar as pesadas multas impostas pelo Fisco.
Outra opção adotada por empresas mais precavidas, é uma verificação detalhada em seus arquivos. Esta checagem pode ser feita através de sistemas específicos que cruzam as informações de compras de sua empresa com a base em arquivos XML, identificando, desta forma, eventuais mercadorias recebidas sem o respectivo arquivo XML da NF-e. Os responsáveis pelas áreas fiscal e financeira devem estar atentos para que estes documentos estejam devidamente organizados e validados, caso contrário estão mantendo uma bomba relógio em suas empresas que pode explodir a qualquer momento, comprometendo o desempenho e a continuidade do negócio.
É importante ressaltar que não fazer estas verificações é deixar de cumprir a legislação e correr o risco de pesadas multas junto ao Fisco em uma fiscalização. Portanto, gerir e validar os arquivos XML, por meio de um fornecedor de TI especializado é o caminho mais seguro que sua empresa pode escolher.
Lauro Parente
Fonte: TI INside
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